Quy trình xây dựng thang bảng lương

Theo quy định của pháp luật, mọi doanh nghiệp đều phải thiết lập thang bảng lương. Vậy thang bảng lương là gì? Quy trình xây dựng thang bảng lương được thực hiện như thế nào? Mời các bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây, Kế toán PPI sẽ trình bày chi tiết về vấn đề này.

1. Khái niệm thang bảng lương 

Thang bảng lương là một hệ thống được xây dựng từ các nhóm lương (ngạch lương) và các bậc lương (hệ số lương) được quy định sẵn. Chức năng chính của thang bảng lương là tạo ra một cơ cấu cụ thể để doanh nghiệp chi trả tiền lương và quản lý quá trình xét nâng lương định kỳ cho người lao động. Đồng thời, nó còn phản ánh tính công bằng và minh bạch trong quá trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 93 của Bộ Luật Lao Động năm 2019, về vấn đề thang lương, bảng lương và định mức lao động, có các điều sau:

• Người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đây sẽ là cơ sở để thực hiện tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo từng công việc hoặc chức danh được ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
• Trong quá trình xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động, người sử dụng lao động cần phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, đặc biệt là nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
• Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Nhằm đảm bảo minh bạch và thông tin đầy đủ về chế độ lương tại doanh nghiệp.

Tính từ ngày 01/01/2021, theo quy định mới, doanh nghiệp sẽ không còn yêu cầu phải nộp thang bảng lương cho Phòng Lao động thương binh Xã hội như trước đây. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần xây dựng thang bảng lương, bảng lương và công bố công khai tại nơi làm việc. Thông tin này cần được lưu trữ tại doanh nghiệp và sẽ được giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

2. Vai trò của thang bảng lương trong doanh nghiệp

– Bảo đảm sự công bằng trong trả lương, giúp doanh nghiệp duy trì tính chất công bằng trong việc thanh toán tiền lương cho nhân viên.

– Hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch quản lý quỹ lương một cách hiệu quả, đảm bảo nguồn chi trả lương được ổn định và hợp lý.

– Cung cấp thông tin về thu nhập thực tế cho người lao động, giúp họ hiểu rõ về số tiền họ nhận được hàng tháng.

– Tạo động lực cho người lao động phấn đấu, khuyến khích họ đạt được những vị trí có mức lương cao hơn trên thang lương.

– Tạo điều kiện cho người lao động so sánh sự đóng góp và quyền lợi của mình với người khác, tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh trong công việc.

3. Mức lương tối thiểu khi xây dựng thang bảng lương là bao nhiêu?

Khi thiết lập bảng lương, cần chú ý đến mức lương tối thiểu của người lao động. Mức lương này không được thiết lập dưới mức lương tối thiểu quy định tại Điều 91, Bộ Luật Lao động 2019, theo đó mức lương tối thiểu được xác định dựa trên vùng và có thể điều chỉnh theo tháng hoặc giờ làm việc.

Cụ thể, mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh tăng so với mức trước đó theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP. Theo điều chỉnh này, mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động như sau:

• Vùng I: 4.680.000 đồng/tháng (tăng 260.000 đồng/tháng);
• Vùng II: 4.160.000 đồng/tháng (tăng 240.000 đồng/tháng);
• Vùng III: 3.640.000 đồng/tháng (tăng 210.000 đồng/tháng);
• Vùng IV: 3.250.000 đồng/tháng (tăng 180.000 đồng/tháng).

4. Quy trình thực hiện xây dựng thang bảng lương

Bước 1: Xác định hệ thống chức danh công việc

Trong quá trình xây dựng bảng lương, bước đầu tiên là xác định hệ thống chức danh công việc. Việc này đòi hỏi sự phân tích cụ thể để xác định nhóm chức danh phù hợp cho từng vị trí công việc và thống kê đầy đủ các chức danh công việc trong doanh nghiệp.

Bước 2: Xếp hạng chức danh công việc

Sau khi xác định hệ thống chức danh, tiếp theo là xếp hạng chúng để xây dựng thang bảng lương. Quá trình này giúp đánh giá mức độ quan trọng và đóng góp của từng chức danh công việc trong tổng thể hệ thống.

Bước 3: Phân nhóm chức danh công việc

Sau khi hoàn thành xếp hạng lương, công việc tiếp theo là phân nhóm các chức danh công việc. Quy trình này thường diễn ra nhanh chóng và thuận lợi cho người xây dựng bảng lương, với mục tiêu đặt các chức danh gần nhau vào cùng một nhóm lương trong hệ thống nhóm chức danh.

Bước 4: Xác định hệ số giãn cách giữa các nhóm trong xây dựng bảng lương

Để xác định hệ số giãn cách, có thể áp dụng qua nhiều cơ sở khác nhau, trong đó một số cơ sở được sử dụng như sau:

• Cơ sở dựa trên bảng lương hiện tại: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng một bảng lương hiện tại, có thể dựa vào thực trạng trả lương từ bảng lương cũ để xác định hệ số giãn cách trong trường hợp xây dựng bảng lương mới.
• Cơ sở dựa trên thị trường lao động: Dựa vào mức lương trên thị trường lao động trong cùng ngành kinh doanh. Trong trường hợp thiếu thông tin, có thể tham khảo từ mức lương thị trường và áp dụng hệ số giãn cách bằng cách chia mức lương cao nhất cho mức lương thấp nhất, tương tự như cơ sở 1.
• Cơ sở dựa trên khả năng tài chính: Dựa vào khả năng tài chính của doanh nghiệp để xác định hệ số giãn cách phù hợp nhất. Sau khi xây dựng hệ số giãn cách, có thể thảo luận và xác nhận lại với các quản lý cấp cao để đảm bảo tính phù hợp với tình hình tài chính của công ty.

Bước 5: Xác định số bậc và mức giãn cách của các bậc

Ở bước này, người xây dựng thang bảng lương xác định mức giãn cách phù hợp giữa các bậc mức lương, đảm bảo phản ánh đúng tình hình tổ chức. Việc này giúp xây dựng một hệ thống bậc lương linh hoạt và phù hợp với cấu trúc và đặc thù của tổ chức.

Bước 6: Hoàn chỉnh bảng lương

Sau khi xác định số bậc và mức giãn cách, bước tiếp theo là hoàn chỉnh bảng lương. Quá trình này bao gồm việc áp dụng các thông số đã xác định để tạo ra một hệ thống bảng lương hoàn chỉnh, công bằng và phản ánh đúng giá trị của từng bậc lương.

Lời kết

Việc hiểu rõ và áp dụng chính xác thang bảng lương là rất quan trọng đối với sự công bằng và hiệu quả trong quản lý nguồn nhân lực của một tổ chức. Hy vọng rằng bài viết của Kế toán PPI đã mang đến những thông tin cần thiết để bạn có cái nhìn toàn diện về thang bảng lương và quy trình xây dựng thang bảng lương đúng cách.