Bảng kê 01 có thay thế hóa đơn đầu vào? Hướng dẫn chuẩn hồ sơ và khấu trừ thuế GTGT cho SME

Bảng kê 01 có thay thế hóa đơn đầu vào để khấu trừ GTGT không? Hướng dẫn điều kiện khấu trừ, xử lý giao dịch không có hóa đơn, hồ sơ chi phí được trừ TNDN, checklist đối soát e-invoice, các lỗi thường gặp và cách phòng tránh dành cho doanh nghiệp SME.

“Bảng kê 01 thay thế hóa đơn đầu vào” là câu hỏi phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ và vừa khi gặp giao dịch mua hàng từ cá nhân, nông sản, phế liệu hoặc nhà cung cấp chậm xuất e-invoice. Trong bối cảnh hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc, việc hiểu đúng giá trị pháp lý của bảng kê nội bộ và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào là chìa khóa để hạch toán chi phí đúng, giảm rủi ro truy thu – phạt. Bài viết này làm rõ: bảng kê 01 là gì, có thay thế hóa đơn đầu vào không, khi nào chỉ được tính chi phí TNDN nhưng không khấu trừ GTGT, cách thiết lập hồ sơ thực tế, checklist đối soát e-invoice và những lỗi thường gặp.

1) Bảng kê 01 là gì? Có thay thế hóa đơn đầu vào không?

– Khái niệm thực tế:
– “Bảng kê 01” thường là tài liệu nội bộ doanh nghiệp lập để tổng hợp giao dịch mua hàng hóa/dịch vụ nhỏ lẻ, hoặc trường hợp bên bán không xuất hóa đơn điện tử kịp thời. Định dạng có thể là biểu mẫu Excel/ERP, kèm phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản giao nhận.
– Giá trị pháp lý:
– Bảng kê 01 không phải hóa đơn. Nó không có giá trị pháp lý để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không thay thế hóa đơn điện tử hợp lệ.
– Mọi số liệu khấu trừ GTGT đầu vào trên tờ khai thuế phải căn cứ vào hóa đơn điện tử (XML/PDF hợp lệ) và chứng từ thanh toán theo quy định.
– Sử dụng đúng mục đích:
– Bảng kê chỉ là công cụ quản trị để tổng hợp, đối soát nội bộ, hỗ trợ giải trình tính thực tế của chi phí với thuế TNDN. Không dùng bảng kê để đưa vào chỉ tiêu khấu trừ GTGT.

2) Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn điện tử

– Có hóa đơn điện tử hợp lệ:
– Hóa đơn đúng MST hai bên, đúng thời điểm, mô tả hàng hóa/dịch vụ rõ ràng, thuế suất áp dụng đúng, không thuộc danh sách rủi ro/treo.
– Hóa đơn phải được nhà cung cấp phát hành qua hệ thống hóa đơn điện tử và tra cứu được trên cổng hóa đơn.
– Chứng từ thanh toán:
– Đối với giao dịch vượt ngưỡng theo quy định, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, bù trừ công nợ có chứng từ).
– Hàng hóa/dịch vụ phục vụ hoạt động chịu thuế:
– Có hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho… chứng minh phục vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Thời điểm kê khai:
– Kê khai trong kỳ phát sinh hoặc theo quy định về kê khai bổ sung. Trễ hạn dễ phát sinh tra soát và mất quyền khấu trừ nếu quá thời hiệu theo văn bản áp dụng.

3) Khi nào được hạch toán chi phí TNDN mà không có hóa đơn GTGT?

– Mua của cá nhân không kinh doanh:
– Thường không có e-invoice. Doanh nghiệp có thể ghi nhận chi phí TNDN nếu đủ hồ sơ thực tế: hợp đồng/biên bản mua bán, phiếu nhập kho, phiếu chi, xác nhận CMND/CCCD bên bán, chứng từ thanh toán. Lưu ý: không được khấu trừ GTGT vì không có hóa đơn GTGT.
– Mua nông sản, sản phẩm sản xuất trực tiếp:
– Người bán là nông dân không xuất hóa đơn. Hồ sơ: biên bản giao nhận, bảng kê thu mua, chứng từ cân đo, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán. Chỉ được tính chi phí TNDN; không khấu trừ GTGT.
– Phí vận chuyển nội bộ, chi phí dịch vụ nhỏ lẻ:
– Nếu không có hóa đơn (dịch vụ do cá nhân không kinh doanh thực hiện), chi phí chỉ được trừ TNDN khi đủ hồ sơ; không khấu trừ GTGT.
– Trường hợp đặc thù (phế liệu, khoáng sản, hàng có rủi ro cao):
– Nên mua qua đơn vị có hóa đơn điện tử để đảm bảo quyền khấu trừ GTGT và giảm rủi ro.

4) Xử lý tình huống nhà cung cấp chậm xuất hóa đơn điện tử

– Quy chế mua hàng:
– Ghi rõ thời điểm bắt buộc xuất hóa đơn sau giao hàng, điều khoản phạt/giữ lại thanh toán nếu chậm xuất hóa đơn.
– Hạch toán tạm thời:
– Có thể ghi nhận hàng tồn kho/công nợ theo chứng từ giao nhận; tuy nhiên KHÔNG kê khai khấu trừ GTGT cho đến khi nhận hóa đơn điện tử hợp lệ.
– Theo dõi và đối soát:
– Lập bảng theo dõi “hóa đơn chờ” kèm PO, biên bản giao nhận; nhắc nhà cung cấp và khóa sổ trước hạn kê khai thuế để tránh bỏ sót.
– Rủi ro cần tránh:
– Không dùng bảng kê 01 nộp kèm tờ khai như hóa đơn. Không tự tạo “biên lai” thay hóa đơn để khấu trừ GTGT.

5) Hồ sơ chuẩn cho chi phí được trừ TNDN khi không có hóa đơn

– Checklist hồ sơ:
– Hợp đồng/biên bản thỏa thuận mua bán.
– Biên bản giao nhận, cân đo, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (nếu có).
– Phiếu chi/ủy nhiệm chi/chứng từ thanh toán, kèm xác nhận nhận tiền của bên bán.
– Bảng kê nội bộ (mẫu bảng kê 01) tổng hợp giao dịch, nêu lý do không có hóa đơn.
– Tài liệu chứng minh liên quan đến sản xuất kinh doanh: kế hoạch mua hàng, định mức, lệnh sản xuất.
– Lưu trữ và giải trình:
– Sắp xếp hồ sơ theo số giao dịch, ngày, đối tác; scan lưu DMS; chuẩn bị ghi chú để giải trình khi thanh tra thuế.

6) Các lỗi thường gặp và cách phòng tránh

– Khấu trừ GTGT từ bảng kê/phiếu giao nhận:
– Sai quy định. Cách phòng: chỉ khấu trừ khi có e-invoice hợp lệ.
– Thanh toán tiền mặt cho giao dịch lớn:
– Dễ mất điều kiện khấu trừ. Cách phòng: thanh toán chuyển khoản/bù trừ công nợ có chứng từ.
– Mua của nhà cung cấp rủi ro:
– Hóa đơn không tra cứu/treo. Cách phòng: kiểm tra mã số thuế, tra cứu hóa đơn, ký điều khoản rủi ro trong hợp đồng.
– Không đối soát thời điểm nhận hóa đơn:
– Kê khai sai kỳ. Cách phòng: lập lịch đối soát trước hạn nộp tờ khai, dùng dashboard cảnh báo hóa đơn chờ.
– Lẫn lộn chi phí TNDN với khấu trừ GTGT:
– Ghi nhận chi phí được trừ không đồng nghĩa với được khấu trừ GTGT. Cách phòng: phân loại rõ hồ sơ theo mục đích thuế.

7) Quy trình 5 bước cho SME

– Bước 1: Sàng lọc nhà cung cấp và yêu cầu hóa đơn điện tử bắt buộc.
– Bước 2: Chuẩn hóa hợp đồng – PO – biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán.
– Bước 3: Lập bảng kê nội bộ cho giao dịch không có hóa đơn để quản trị chi phí TNDN.
– Bước 4: Kê khai thuế GTGT chỉ dựa trên e-invoice; theo dõi hóa đơn chờ để kịp thời bổ sung.
– Bước 5: Hậu kiểm và lưu trữ: tra cứu hóa đơn, đối chiếu số liệu, chuẩn bị giải trình.

8) Câu hỏi nhanh – đáp gọn

– Bảng kê 01 có khấu trừ được GTGT không? Không. Chỉ dùng nội bộ, không thay hóa đơn đầu vào.
– Mua của cá nhân không kinh doanh thì làm sao? Lập hồ sơ thực tế để hạch toán chi phí TNDN; không khấu trừ GTGT.
– Nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn, có được kê khai GTGT không? Chưa. Chỉ kê khai khi nhận e-invoice hợp lệ.
– Có thể chuyển sang mua qua hộ kinh doanh/cửa hàng để có hóa đơn? Nên, nếu doanh nghiệp cần khấu trừ GTGT.

9) Nhận tư vấn chuẩn hóa hồ sơ đầu vào

– Doanh nghiệp của bạn đang lúng túng với giao dịch không có hóa đơn, bảng kê nội bộ và khấu trừ GTGT?
– Liên hệ PPI Việt Nam để:
– Rà soát hồ sơ đầu vào, phân loại chi phí TNDN vs GTGT.
– Thiết kế quy chế mua hàng – đối soát e-invoice – dashboard cảnh báo hóa đơn chờ.
– Huấn luyện kế toán nội bộ áp dụng đúng quy định, giảm rủi ro thanh tra.

Từ khóa phụ gợi ý rải trong bài:
– hóa đơn điện tử; khấu trừ GTGT; chi phí được trừ TNDN; bảng kê nội bộ; mua của cá nhân không kinh doanh; nông sản phế liệu; chứng từ thanh toán; tra cứu hóa đơn; đối soát e-invoice; rủi ro hóa đơn treo.

Thông tin liên hệ
PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, khu đô thị Bãi Viên, TP.Nam Định
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/