Quyết toán thuế TNCN 2025: Giảm trừ, ủy quyền và xử lý thu nhập nhiều nơi

Quyết toán thuế TNCN 2025: Hướng dẫn giảm trừ gia cảnh, điều kiện ủy quyền quyết toán, xử lý thu nhập nhiều nơi (vãng lai, nền tảng số, nước ngoài), ví dụ tính thuế, checklist hồ sơ, quy trình Etax và lỗi thường gặp dành cho SME và người lao động.

Quyết toán thuế TNCN 2025: Giảm trừ, ủy quyền và xử lý thu nhập nhiều nơi là chủ đề “nóng” mỗi đầu năm khi doanh nghiệp và người lao động bước vào mùa quyết toán. Xu hướng chuyển việc, làm thêm vãng lai, kiếm thu nhập từ nền tảng số khiến dữ liệu thu nhập trở nên phân mảnh; trong khi cơ quan thuế tăng cường đối chiếu điện tử theo mã số thuế cá nhân (MST cá nhân), chứng từ khấu trừ và tờ khai của tổ chức chi trả. Bài viết này cung cấp khung thực hành chuẩn: xác định ai phải quyết toán, cách tính giảm trừ gia cảnh, điều kiện ủy quyền, xử lý thu nhập từ nhiều nơi, ví dụ tính thuế, checklist hồ sơ, quy trình Etax, cùng các lỗi thường gặp để SME triển khai đúng – đủ – kịp thời.

1) Ai phải quyết toán và thời hạn nộp hồ sơ?

– Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm:
– Phải quyết toán nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn/khấu trừ kỳ sau.
– Nếu chỉ có một nguồn thu nhập và đã khấu trừ đúng đủ, có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả quyết toán thay khi đủ điều kiện.
– Tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp):
– Có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, cấp chứng từ khấu trừ và tổng hợp quyết toán cho người lao động ủy quyền.
– Thời hạn thực hiện:
– Kỳ quyết toán theo năm dương lịch. Hồ sơ của năm 2024 thường nộp trong quý I–II/2025 theo thông báo và lịch của cơ quan thuế.
– Nguyên tắc dữ liệu:
– Mọi khoản thu nhập tính thuế phải gắn MST cá nhân, phân loại nguồn trả, thời điểm phát sinh, mức khấu trừ tại nguồn (nếu có).

2) Giảm trừ gia cảnh 2025: Thành phần và điều kiện

– Các khoản giảm trừ chính:
– Giảm trừ bản thân: áp dụng mức hiện hành theo quy định tại thời điểm tính thuế của năm.
– Giảm trừ người phụ thuộc: chỉ được tính khi đã đăng ký và được chấp nhận trên hệ thống; tính theo tháng có hiệu lực.
– Bảo hiểm bắt buộc: BHXH, BHYT, BHTN theo mức trích thực tế từ lương.
– Đóng góp từ thiện, khuyến học… nếu đáp ứng điều kiện pháp luật.
– Điều kiện người phụ thuộc:
– Mối quan hệ hợp lệ (con, vợ/chồng, cha mẹ, anh/chị/em ruột, người nuôi dưỡng…), đáp ứng tiêu chí thu nhập/khả năng lao động theo quy định.
– Hồ sơ chứng minh: giấy khai sinh/giấy tờ quan hệ, sổ hộ khẩu/tạm trú, xác nhận khuyết tật/không có khả năng lao động (nếu có), chứng từ nuôi dưỡng.
– Lưu ý vận dụng:
– Một người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ tại một người nộp thuế trong cùng thời kỳ.
– Phát sinh – chấm dứt phụ thuộc trong năm tính theo tháng đủ điều kiện.
– Đăng ký người phụ thuộc càng sớm càng tốt để tối đa số tháng giảm trừ.

3) Ủy quyền quyết toán: Được ủy quyền khi nào?

– Được ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay nếu:
– Cá nhân có thu nhập duy nhất từ tiền lương, tiền công tại một nơi trong năm (ngoài khoản vãng lai đã khấu trừ 10% và không yêu cầu quyết toán phần đó).
– Cá nhân đang làm việc tại đơn vị tại thời điểm ủy quyền, có MST cá nhân, hồ sơ người phụ thuộc hợp lệ.
– Không được ủy quyền nếu:
– Có thu nhập từ 2 nơi trở lên trong năm (nhiều công ty, lương và vãng lai muốn quyết toán), hoặc đã nghỉ việc trước thời điểm ủy quyền.
– Có nhu cầu hoàn thuế/giảm thuế do chênh lệch lớn cần tự quyết toán.
– Quy trình tại doanh nghiệp:
– Thu nhận form ủy quyền, kiểm MST cá nhân, người phụ thuộc, chứng từ khấu trừ nơi khác (nếu có).
– Tổng hợp thu nhập – khấu trừ cả năm, lập phụ lục quyết toán tập thể, nộp Etax và cấp chứng từ khấu trừ cho trường hợp không ủy quyền.

4) Thu nhập nhiều nơi: Phân loại và cách xử lý

– Làm việc nhiều công ty trong năm:
– Hợp đồng lao động ≥3 tháng ở nhiều nơi: cộng dồn toàn bộ thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc đã trích; áp dụng giảm trừ bản thân và phụ thuộc theo tháng; tính thuế lũy tiến cho tổng thu nhập.
– Chuyển việc giữa năm: giảm trừ bản thân/phụ thuộc vẫn tính theo tháng cư trú đủ điều kiện; không bị cắt giảm do chuyển nơi.
– Thu nhập vãng lai (không ký HĐ dài hạn):
– Thường khấu trừ 10% tại nguồn; cá nhân có thể chọn quyết toán phần này (nếu dự báo hoàn) hoặc giữ nguyên 10% đã khấu trừ là nghĩa vụ cuối cùng.
– Thu nhập từ nền tảng số/freelancer:
– Xác định bản chất là tiền lương, tiền công hoặc thu nhập kinh doanh; theo dõi hợp đồng, chứng từ khấu trừ/biên nhận nộp thuế nếu tự nộp.
– Thu nhập từ nước ngoài:
– Cộng vào thu nhập toàn cầu nếu cá nhân cư trú tại Việt Nam; xem xét hiệp định tránh đánh thuế hai lần để khấu trừ thuế đã nộp ở nước ngoài.
– Lưu ý trọng yếu:
– Thu thập đầy đủ chứng từ khấu trừ tại nguồn ở tất cả nơi chi trả.
– Đồng bộ MST cá nhân trên mọi chứng từ để hệ thống thuế đối chiếu.

5) Ví dụ tính thuế cho trường hợp thu nhập nhiều nơi

Giả định: Chị B cư trú, làm Công ty M 8 tháng và Công ty N 4 tháng (đều HĐ ≥3 tháng); đăng ký 1 người phụ thuộc có hiệu lực từ tháng 1; có 24 triệu đồng vãng lai đã khấu trừ 10%.
– Bước 1: Tổng hợp thu nhập tiền lương M + N, trừ bảo hiểm bắt buộc từng nơi.
– Bước 2: Trừ giảm trừ bản thân 12 tháng và người phụ thuộc 12 tháng; các khoản từ thiện nếu đủ điều kiện.
– Bước 3: Tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần cho phần thu nhập tính thuế.
– Bước 4: So sánh với số thuế đã khấu trừ tại M, N; phần vãng lai:
– Nếu quyết toán vãng lai: cộng 24 triệu vào thu nhập, tính lại lũy tiến, sau đó trừ số 10% đã khấu trừ để ra chênh lệch.
– Nếu không quyết toán vãng lai: bỏ qua 24 triệu này trong quyết toán, coi 10% đã khấu trừ là nghĩa vụ hoàn tất cho khoản đó.
– Kết luận: Chọn phương án có tổng thuế thấp nhất hoặc được hoàn cao nhất dựa trên mô phỏng.

6) Quy trình thực hiện trên Etax cho cá nhân và tổ chức

– Cá nhân tự quyết toán:
– Chuẩn bị: tổng hợp thu nhập, người phụ thuộc, chứng từ khấu trừ, biên nhận đã nộp thuế ở nước ngoài (nếu có), thông tin tài khoản ngân hàng để hoàn.
– Thực hiện: đăng nhập Etax cá nhân, nhập chỉ tiêu tờ khai, đính kèm chứng từ, ký điện tử/OTP; theo dõi trạng thái, phản hồi tra soát nếu phát sinh.
– Tổ chức quyết toán thay theo ủy quyền:
– Thu nhận danh sách ủy quyền hợp lệ, khóa dữ liệu lương – bảo hiểm, đối soát khấu trừ; kết xuất XML, ký số, nộp Etax; cấp chứng từ khấu trừ điện tử theo yêu cầu.

7) Checklist hồ sơ thực hành

– Doanh nghiệp:
– Danh sách nhân sự; MST cá nhân; tình trạng ủy quyền; bảng lương 12 tháng; bảng trích BHXH, BHYT, BHTN; quyết định lương – thưởng.
– Chứng từ khấu trừ đã cấp; dữ liệu nghỉ – chuyển việc; đăng ký người phụ thuộc và hồ sơ chứng minh; quyết toán vãng lai (nếu có).
– Người lao động:
– Chứng từ khấu trừ tại nguồn từ tất cả đơn vị chi trả; hợp đồng – xác nhận thu nhập.
– Hồ sơ người phụ thuộc; sao kê đóng góp từ thiện/khuyến học đủ điều kiện.
– Biên lai thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có); tài khoản ngân hàng để nhận hoàn.

8) Các lỗi thường gặp và cách phòng tránh
– Không đồng bộ MST cá nhân giữa các nơi chi trả: dữ liệu lệch, chậm hoàn. Giải pháp: kiểm MST ngay khi nhận việc/chuyển việc.
– Nhận ủy quyền sai điều kiện: NLĐ có thu nhập nhiều nơi vẫn ủy quyền. Giải pháp: checklist thẩm định trước khi nhận ủy quyền.
– Bỏ sót chứng từ khấu trừ vãng lai hoặc nơi cũ: dẫn đến nộp thiếu/không được hoàn. Giải pháp: yêu cầu nộp đủ chứng từ trước cut-off.
– Đăng ký người phụ thuộc muộn: giảm trừ ít tháng. Giải pháp: đăng ký ngay khi phát sinh và theo dõi hiệu lực.
– Phân loại phụ cấp/phúc lợi sai tính chất: áp sai thuế TNCN. Giải pháp: ban hành – tuân thủ quy chế tiền lương, map khoản chi đúng chuẩn.
– Nộp trễ hạn/thiếu phụ lục: phát sinh phạt. Giải pháp: lịch nhắc và rà soát file XML trước khi ký số.

9) Quy tắc đặc thù: vãng lai, khoán chi, nền tảng số

– Thu nhập vãng lai khấu trừ 10%: không bắt buộc quyết toán phần đó; nên mô phỏng để xem có lợi khi gộp lũy tiến hay không.
– Khoán chi – phụ cấp: một số khoản khoán có mức miễn/không tính thuế nếu đáp ứng điều kiện và mức trần; vượt trần phải tính thuế.
– Thu nhập nền tảng số (KOL/streamer/bán hàng online): xác định đúng bản chất (tiền công hay kinh doanh), lưu hợp đồng, đối soát doanh thu nền tảng, hóa đơn/biên nhận.

10) Lộ trình triển khai quyết toán tại SME (5 bước)

– Bước 1: Phân loại nhân sự (ủy quyền, tự quyết toán, nghỉ việc, thu nhập nhiều nơi).
– Bước 2: Khóa số liệu lương – bảo hiểm – phụ cấp; đối soát chứng từ khấu trừ đã cấp.
– Bước 3: Thu – kiểm hồ sơ người phụ thuộc, vãng lai, nước ngoài; chuẩn hóa MST cá nhân.
– Bước 4: Lập tờ khai quyết toán tập thể, ký số nộp Etax; phát hành chứng từ khấu trừ điện tử.
– Bước 5: Hậu kiểm: xử lý tra soát, lưu trữ hồ sơ điện tử, tổng kết rút kinh nghiệm.

11) Câu hỏi nhanh – đáp gọn

– Làm 2 nơi có được ủy quyền cho 1 nơi? Không, nếu có thu nhập từ 2 nơi và phát sinh chênh lệch cần quyết toán, bạn phải tự quyết toán.
– Vãng lai đã khấu trừ 10% có nên quyết toán? Nên tính thử. Nếu tổng thu nhập thấp, thuế lũy tiến thấp hơn 10%, bạn có thể được hoàn.
– Đăng ký người phụ thuộc có hồi tố? Theo hiệu lực quy định; thường tính từ tháng đủ điều kiện/đăng ký, không hồi tố cho các tháng trước.

12) Mẹo tối ưu và tự động hóa cho doanh nghiệp

– Tích hợp HRM – Payroll – Tax: đồng bộ dữ liệu thu nhập, bảo hiểm, phụ cấp, MST cá nhân; hạn chế nhập tay gây sai lệch.
– Dashboard đối soát: cảnh báo chênh lệch bảng lương – tờ khai TNCN, tỷ lệ hồ sơ thiếu MST cá nhân, tiến độ cấp chứng từ khấu trừ.
– Mẫu biểu chuẩn: form ủy quyền, hướng dẫn NLĐ tự kiểm tra nghĩa vụ trên Etax cá nhân; checklist hồ sơ theo nguồn thu.
– Nhắc hạn tự động: lịch nộp tờ khai, thời gian khóa số liệu, cut-off nhận chứng từ khấu trừ vãng lai.

13) CTA – Đặt lịch hướng dẫn quyết toán TNCN 1:1 cùng PPI Việt Nam

– Bạn muốn triển khai “Quyết toán thuế TNCN 2025: Giảm trừ, ủy quyền và xử lý thu nhập nhiều nơi” chuẩn ngay từ đầu?
– Đặt lịch tư vấn 1:1 với PPI Việt Nam để:
– Rà soát giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc, chứng từ khấu trừ và trường hợp thu nhập nhiều nơi.
– Thiết kế checklist – quy trình 5 bước, mẫu biểu ủy quyền và hướng dẫn NLĐ tự quyết toán trên Cổng Etax.
– Tối ưu thuế hợp pháp cho tập thể NLĐ, giảm rủi ro truy thu – phạt cho doanh nghiệp.
– Nhận miễn phí: File Excel mô phỏng thuế TNCN 2025 và mẫu form ủy quyền quyết toán chuẩn PPI.

Thông tin liên hệ

PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, khu đô thị Bãi Viên, TP.Nam Định
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/