Hóa đơn điện tử là gì? Đặc điểm của hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu, là tính năng giúp cho các doanh nghiệp và tổng cục thuế thực hiện các nghiệp vụ của mình một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Đặc điểm của hóa đơn điện tử là gì, hóa đơn điện tử được phân loại như thế nào? Hãy cùng kế toán PPI đi tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé.

 1, Hóa đơn điện tử là gì?

– Theo điều 3, Nghị định 119 về hóa đơn điện tử:

“Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kể nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.”

– Theo điều 3, Thông tư 32 về hóa đơn điện tử:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lí bằng các phương tiện điện tử.”

2, Đặc điểm của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các đặc điểm sau:

+ Ký hiệu hóa đơn: Chữ E (ví dụ: AA/18E).

+ Số liên hóa đơn: Không có số liên.

+ Chữ ký trên hóa đơn: Chữ ký số.

+ Hình thức hóa đơn: Lưu trữ bản mềm (điện tử, số hóa). Không cần phải in ra giấy.

+ Phương thức nhận hóa đơn: Nhận bản mềm qua email hoặc qua cổng thông tin (web portal) với tên truy cập và mật khẩu được cấp.

+ Thời gian lưu trữ hóa đơn: Tối thiểu 10 năm trên hệ thống.

+ Hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng ghi song ngữ.

+ Khi hóa đơn có sai sót: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới).

+ Hóa đơn phục vụ đi đường: Truy cập xem trên cổng thông tin hoặc in ra giấy (không cần chữ ký, đóng dấu, chỉ để phòng trừ khi không có Internet).

+ Ngày của hóa đơn điện tử dùng để hạch toán, kê khai thuế: Ngày lập hóa đơn (chứ không phải là ngày ký hóa đơn).

3, Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được chia làm 4 loại sau:

+ Hóa đơn GTGT: áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức khấu trừ

+ Hóa đơn xuất khẩu: dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của luật thương mại và thương mại điện tử.

+ Hóa đơn bán hàng: áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế GTGT theo hình thức trực tiếp.

+ Các loại hóa đơn khác: vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.

Bên cạnh đó còn có loại HĐĐT có mã cơ quan thuế và không có mã cơ quan thuế:

+ HĐĐT có mã CQT là hóa đơn được cấp mã bởi CQT trước khi được sử dụng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Loại hóa đơn này bao gồm cả trường hợp được khởi tạo bằng máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu đến CQT thông qua phương tiện điện tử.

+ HĐĐT không có mã CQT là hóa đơn do người bán lập và gửi cho người mua mà không có mã CQT. Loại hóa đơn này cũng bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền.

4, Ưu điểm của hóa đơn điện tử:

So với hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử có một số ưu điểm sau:

4.1 Áp dụng công nghệ quản lí thông tin trực tiếp

– Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống thông qua hình thức: mua, đặt in hay tự in hóa đơn thì hóa đơn điện tử áp dụng công nghệ quản lí thông tin trực tiếp thông qua máy tính, mạng internet.

4.2 Giảm bớt thủ tục hành chính

– Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp giảm bớt các thủ tục hành chính và dễ dàng hơn trong công tác quản lí, giám sát hóa đơn, lưu trữ hóa đơn điện tử, không lo bị rách, cháy, hỏng….

– Đặc biệt khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hạn chế được nhiều những sai sót khi bên bán có thể xuất nháp hóa đơn và gửi sang bên mua để họ kiểm tra thông tin. Khi kiểm tra nếu có sai sót, bên mua sẽ báo lại và bên bán sẽ xuất hóa đơn lại và gửi sang mà không cần hủy hóa đơn. Khi bên mua đồng ý với tất cả những thông tin trên hóa đơn bên bán xuất thì khi đó bên bán sẽ xuất, kí và gửi sang bên mua mà ko lo bị xuất sai.

Bài viết trên, Kế toán PPI đã chia sẻ với các bạn về khái niệm, đặc điểm, cách phân loại của hóa đơn điện tử. Hi vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho mọi người.

Để biết thêm chi tiết về các dịch vụ kế toán cũng như khóa học kế toán tại PPI, các bạn vui lòng liên hệ

ĐẠI LÝ THUẾ PPI VIỆT NAM

TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:

Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội

Cơ sở 2 tại Thanh Xuân: Tầng 12 – Tòa nhà Diamond Flower, 48 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội

Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội

CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, khu đô thị Bãi Viên, TP.Nam Định

CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P.Quang Trung, TP.Hải Dương

Hotline: 0944 32 5559 hoặc 0912 535 542

Website: www.ketoanppivietnam.vn

Fanpage: Kế Toán PPI_Việt Nam

Email: ktppivietnam@gmail.com