Chuẩn bị dữ liệu và đối chiếu công nợ – ngân hàng – tồn kho trước khi khóa sổ

Vì sao bước “chuẩn bị dữ liệu và đối chiếu” quyết định chất lượng Báo cáo tài chính?

– Trước khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp nhỏ cần một quy trình đối chiếu chặt chẽ để đảm bảo số liệu “sạch”: công nợ khớp biên bản, quỹ – ngân hàng khớp sao kê, tồn kho khớp kiểm kê, hóa đơn điện tử khớp sổ và tờ khai thuế GTGT. Đây là bước bắt buộc để tránh sai kỳ, số dư âm bất thường, và lệch giữa sổ kế toán và báo cáo thuế. Bài viết cung cấp quy trình chuẩn, bút toán mẫu, checklist phát hiện lỗi, cùng mẹo tự động hóa trên phần mềm kế toán.

Chuẩn bị dữ liệu – thu thập và sắp xếp chứng từ gốc

– Danh mục chứng từ cần có theo kỳ:
– Doanh thu: hợp đồng/đơn hàng, biên bản nghiệm thu/xuất kho, hóa đơn điện tử đầu ra (XML/PDF).
– Chi phí: hợp đồng/đơn đặt, biên bản giao nhận, hóa đơn điện tử đầu vào, đề nghị thanh toán, phiếu chi/ủy nhiệm chi.
– Tiền: phiếu thu/chi, sao kê ngân hàng, giấy báo có/giấy báo nợ, biên bản kiểm kê quỹ.
– Kho: phiếu nhập – xuất, biên bản kiểm kê, biên bản điều chỉnh chênh lệch.
– Công nợ: biên bản đối chiếu công nợ khách hàng/nhà cung cấp, bảng phân tích tuổi nợ.
– Quy tắc sắp xếp:
– Lưu trữ điện tử theo thư mục năm/tháng/quy trình (mua – bán – thu – chi – kho – công nợ).
– Đặt tên file thống nhất: YYYYMMDD_ĐốiTượng_SốHĐ_HạngMục.
– Map chứng từ vào giao dịch trên phần mềm kế toán (attach file) để truy vết.

Đối chiếu công nợ phải thu (TK 131) – đảm bảo doanh thu và thu tiền khớp nhau

– Quy trình đối chiếu:
1) Xuất báo cáo công nợ theo khách hàng từ phần mềm: số dư đầu kỳ, phát sinh tăng (hóa đơn), phát sinh giảm (thu tiền, giảm trừ), số dư cuối kỳ.
2) So khớp hóa đơn đầu ra với doanh thu 511: tổng số hóa đơn, thuế GTGT đầu ra 3331; phát hiện hóa đơn chưa hạch toán hoặc hạch toán nhưng chưa phát hành.
3) Gửi biên bản đối chiếu đến khách hàng; yêu cầu xác nhận số dư hoặc nêu chênh lệch.
4) Lập bảng phân tích tuổi nợ (0–30–60–90+ ngày) để đánh giá rủi ro và cân nhắc trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
– Lỗi thường gặp và xử lý:
– Ghi nhận doanh thu trước khi có biên bản nghiệm thu: điều chỉnh về đúng kỳ hoặc bổ sung hồ sơ nghiệm thu.
– Hóa đơn sai MST/thuế suất: lập biên bản điều chỉnh theo quy định hóa đơn điện tử.
– Thu tiền chưa hạch toán bù trừ 131: hạch toán Nợ 111/112/Có 131 với chứng từ phiếu thu/ủy nhiệm thu.

Đối chiếu công nợ phải trả (TK 331) – khoanh vùng nghĩa vụ thanh toán

– Quy trình đối chiếu:
1) So khớp đơn đặt – biên bản nhận – hóa đơn đầu vào; đảm bảo bộ ba chứng từ đầy đủ.
2) Kiểm tra hóa đơn treo chưa thanh toán; xác nhận hạn thanh toán, chiết khấu/điều khoản.
3) Gửi biên bản đối chiếu cho nhà cung cấp; xác nhận số dư đến cuối kỳ.
4) Lập kế hoạch chi trả dựa trên tuổi nợ và điều khoản hợp đồng để tối ưu dòng tiền.
– Bút toán mẫu:
– Nhận hàng hóa: Nợ 152/156/Có 331; Thuế GTGT: Nợ 1331/Có 331.
– Thanh toán: Nợ 331/Có 111/112.
– Cảnh báo:
– Hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ (thiếu thông tin, sai tên, thanh toán không đúng quy định) phải loại khỏi chi phí được trừ và thuyết minh.

Đối chiếu ngân hàng (TK 112) và quỹ tiền mặt (TK 111) – khóa chặt dòng tiền

– Quy trình đối chiếu ngân hàng:
1) Tải sao kê tháng từ eBank; đối chiếu từng giao dịch với sổ 112.
2) Ghi nhận phí ngân hàng, lãi tiền gửi, giao dịch treo: Nợ 635/Có 112 (phí); Nợ 112/Có 515 (lãi).
3) Lập biên bản chênh lệch nếu có giao dịch chưa vào sổ hoặc sai ngày.
– Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt:
1) Kiểm kê thực tế quỹ; lập biên bản kiểm kê quỹ có đủ chữ ký.
2) Đối chiếu sổ quỹ với sổ cái 111; rà soát phiếu thu – chi đủ hồ sơ và chữ ký.
3) Thiết lập hạn mức tồn quỹ; điều chuyển bớt tiền mặt về ngân hàng nếu vượt hạn mức.
– Lỗi thường gặp:
– Bỏ sót giấy báo phí/lãi → lệch 112; giải pháp: thiết lập quy trình hạch toán tự động từ sao kê (bank feed) nếu phần mềm hỗ trợ.
– Số dư quỹ âm trên sổ → vi phạm kiểm soát; nguyên nhân do ghi nhận không đúng kỳ hoặc thiếu phiếu.

 Kiểm kê tồn kho và đối chiếu giá vốn (TK 156/152 – 632) – xóa “tồn kho ảo”

– Từ khóa phụ: kiểm kê tồn kho, phương pháp giá xuất kho
– Quy trình kiểm kê:
1) Chốt danh sách hàng hóa; in thẻ kho; thực hiện kiểm đếm theo khu vực.
2) Lập biên bản kiểm kê; ghi nhận chênh lệch thừa/thiếu và nguyên nhân.
3) Xử lý chênh lệch theo quy định nội bộ; cập nhật số liệu vào phần mềm.
– Phương pháp giá xuất kho:
– FIFO hoặc bình quân gia quyền; chọn và áp dụng nhất quán, không đổi phương pháp giữa kỳ nếu không thuyết minh.
– Đối chiếu giá vốn:
– Khớp xuất kho với giá vốn 632 theo từng hóa đơn/bộ chứng từ.
– Rà soát không để “âm kho”, không để hàng bán rồi vẫn nằm trong tồn.
– KPI đề xuất:
– Tỉ lệ chênh lệch kiểm kê ≤ 0,2%; không có lô hàng âm; vòng quay tồn kho theo ngành.

 Đối chiếu hóa đơn điện tử và tờ khai thuế GTGT – khóa sổ không còn lệch

– Checklist đối chiếu:
1) Đầu ra: tổng doanh thu hóa đơn điện tử khớp 511 và 3331 trên sổ; khớp chỉ tiêu tờ khai 01/GTGT.
2) Đầu vào: tổng thuế GTGT khấu trừ 1331 khớp dữ liệu hóa đơn đầu vào; loại hóa đơn không hợp lệ.
3) Kiểm tra lỗi: sai MST, sai thuế suất, sai ngày hóa đơn; lập biên bản điều chỉnh/hủy/đổi.
4) Liên kết dữ liệu XML với phần mềm; dùng đối chiếu tự động để phát hiện thiếu/sai.
– Lưu ý:
– Hóa đơn điện tử là căn cứ pháp lý; mọi ghi nhận không có hóa đơn hợp lệ cần thuyết minh và đánh giá rủi ro thuế.

 Soát số dư bất thường và tài khoản treo – dọn “rác” trước khóa sổ

– Danh mục kiểm tra nhanh:
– Tài khoản tài sản có số dư âm: 111, 112, 152/156, 131, 141.
– Tài khoản treo 138/338: ghi nhận tạm chưa phân loại; cần xử lý, phân bổ hoặc hoàn ứng.
– Chênh lệch 3331 – 1331: đối chiếu với tờ khai 01/GTGT.
– Số dư lớn bất thường so với kỳ trước: phân tích biến động theo tỷ lệ và tuyệt đối.
– Hành động khắc phục:
– Truy vết chứng từ gốc, điều chỉnh bút toán về đúng kỳ.
– Lập biên bản giải trình chênh lệch; cập nhật thuyết minh BCTC nếu trọng yếu.

H2: Quy trình khóa sổ cuối tháng – liên kết các bước đối chiếu vào bút toán chuẩn
– Từ khóa phụ: khóa sổ cuối tháng, KPI kế toán
– Trình tự đề xuất:
1) Dừng ghi nhận giao dịch; thông báo nội bộ giờ khóa sổ.
2) Hoàn tất đối chiếu công nợ, ngân hàng, kiểm kê kho; lưu toàn bộ biên bản.
3) Chạy bút toán định kỳ: lương, khấu hao (Nợ 642/Có 214), phân bổ 242, dự phòng (Nợ 642/Có 2293).
4) Kiểm tra công thức liên kết báo cáo; in nhật ký chung, sổ cái.
5) Cập nhật thuyết minh: chính sách kế toán, rủi ro, cam kết.
– KPI theo dõi:
– Tỉ lệ hoàn thành đối chiếu đúng hạn: 100% trước ngày khóa sổ.
– Tỉ lệ chứng từ đủ hồ sơ: ≥ 99%.
– Số lỗi phát hiện sau khóa sổ: ≤ 2 lỗi trọng yếu/kỳ.

Mẹo tự động hóa đối chiếu trên phần mềm kế toán – tiết kiệm 30–50% thời gian

– Gợi ý tính năng:
– Bank feed: tự động nạp sao kê, gợi ý hạch toán phí/lãi, đối chiếu giao dịch.
– Đọc hóa đơn điện tử (XML parser): tự động ghi nhận chỉ tiêu, soát trùng lặp, phát hiện thiếu thông tin.
– Workflow phê duyệt: luồng đề nghị – duyệt – chi/thu, giảm rủi ro thất thoát.
– Dashboard cảnh báo: hóa đơn chưa hạch toán, chênh lệch 3331–1331, phiếu kho thiếu chứng từ, công nợ quá hạn.
– Thực hành:
– Xây dựng quy tắc đặt tên và mã hóa danh mục thống nhất để phần mềm đối chiếu chính xác.
– Lập lịch đối chiếu tự động hàng tuần; báo cáo gửi email cho kế toán trưởng/CEO.

Checklist đối chiếu 25 mục trước khi khóa sổ

– Công nợ phải thu (131):

1) Tổng doanh thu 511 khớp tổng hóa đơn đầu ra.
2) Thuế GTGT đầu ra 3331 khớp tờ khai 01/GTGT.
3) Biên bản đối chiếu khách hàng đã xác nhận số dư.
4) Bảng phân tích tuổi nợ đã cập nhật và đánh giá dự phòng.

– Công nợ phải trả (331):

5) Bộ ba chứng từ đầy đủ: đơn đặt – biên bản nhận – hóa đơn.
6) Hóa đơn không hợp lệ đã loại khỏi chi phí.
7) Kế hoạch chi trả theo hạn thanh toán đã lập.
– Ngân hàng (112) – Quỹ (111):
8) Sao kê ngân hàng khớp sổ 112; phí/lãi đã hạch toán.
9) Biên bản kiểm kê quỹ đủ chữ ký; sổ quỹ khớp 111.
10) Không có số dư âm ở 111/112.

– Kho (152/156 – 632):

11) Biên bản kiểm kê kho; xử lý chênh lệch đã ghi nhận.
12) Không có lô hàng âm; giá xuất kho áp dụng nhất quán.
13) Giá vốn 632 khớp xuất kho theo từng hóa đơn.

– Thuế – hóa đơn:

14) Dữ liệu hóa đơn điện tử khớp sổ và tờ khai.
15) Hóa đơn sai sót đã điều chỉnh đúng quy định.
– Tài khoản treo – số dư bất thường:
16) 138/338 đã xử lý, không treo lâu.
17) 141 đã quyết toán tạm ứng đầy đủ.
18) So sánh biến động với kỳ trước; giải trình chênh lệch trọng yếu.

– Bút toán định kỳ:

19) Khấu hao 214, phân bổ 242 đã hạch toán.
20) Dự phòng 2293 có căn cứ, thuyết minh.

– Báo cáo – lưu trữ:

21) In nhật ký chung, sổ cái; khóa sổ.
22) Thuyết minh BCTC cập nhật chính sách và cam kết.
23) Lưu trữ chứng từ điện tử đúng quy tắc tên file.

– Kiểm soát nội bộ:

24) Quy trình phê duyệt chi – thu tuân thủ; chữ ký đầy đủ.
25) Dashboard cảnh báo lỗi đã về trạng thái “đã xử lý

– Muốn có bộ quy trình đối chiếu “làm được ngay” trước khóa sổ? Đăng ký gói thiết lập và đào tạo đối chiếu công nợ – ngân hàng – tồn kho tại PPI Việt Nam. Chúng tôi cung cấp checklist, biểu mẫu biên bản, cấu hình phần mềm và hỗ trợ vận hành 1:1.
– Nhận tư vấn miễn phí 30 phút: Rà soát nhanh hiện trạng số liệu và đề xuất lộ trình tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. Liên hệ PPI Việt Nam ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ

PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, khu đô thị Bãi Viên, TP.Nam Định
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/