5 bút toán điều chỉnh bắt buộc trước khi lập Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ

Vì sao 5 bút toán điều chỉnh quyết định chất lượng báo cáo?

– Trước khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp nhỏ cần hoàn tất các bút toán điều chỉnh để bảo đảm số liệu phản ánh đúng thực tế kinh doanh theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Các điều chỉnh như trích khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí trả trước, trích dự phòng phải thu khó đòi và giảm giá hàng tồn kho, cùng việc điều chỉnh thuế GTGT và ghi nhận đúng kỳ, giúp loại bỏ tình trạng “lợi nhuận ảo”, “tồn kho ảo” và lệch giữa sổ kế toán với tờ khai thuế. Bài viết trình bày 5 bút toán điều chỉnh bắt buộc, tiêu chí áp dụng, ví dụ định khoản, lỗi thường gặp và checklist thực hành.

Bút toán 1 – Trích khấu hao TSCĐ (TK 211 – 214)

– Khi nào phải trích khấu hao:
– Tài sản đáp ứng tiêu chí TSCĐ: sở hữu/kiểm soát, mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai, xác định được nguyên giá, thời gian sử dụng hữu ích.
– Bắt đầu trích khấu hao từ thời điểm đưa vào sử dụng; tạm dừng khi ngừng sử dụng dài hạn có căn cứ.
– Hồ sơ cần có: hợp đồng mua, hóa đơn điện tử hợp lệ, biên bản bàn giao, quyết định đưa vào sử dụng, bảng tính khấu hao.
– Phương pháp thường dùng: đường thẳng (phổ biến cho SME), theo số lượng sản phẩm, hoặc theo khối lượng dịch vụ. Chọn phương pháp và thời gian sử dụng hữu ích phù hợp thực tế.
– Định khoản mẫu:
– Ghi nhận TSCĐ: Nợ 211/Có 111/112/331; thuế GTGT khấu trừ: Nợ 1331/Có 111/112/331 (nếu đủ điều kiện).
– Trích khấu hao hàng tháng: Nợ 642/Có 214.
– Lỗi thường gặp:
– Không trích khấu hao đủ kỳ dẫn đến lợi nhuận bị “đội”.
– Ghi nhận TSCĐ thiếu hồ sơ, nhầm sang CCDC.
– Mẹo thực hành:
– Lập lịch khấu hao tự động trên phần mềm; đối chiếu bảng khấu hao với 214 và thuyết minh BCTC.

Bút toán 2 – Phân bổ chi phí trả trước và công cụ dụng cụ (TK 242)

– Khi nào hạch toán vào 242:
– Các khoản chi mang lại lợi ích nhiều kỳ: chi phí thuê trả trước, bảo hiểm trả trước, sửa chữa lớn, chi phí thành lập, đào tạo ban đầu, CCDC có giá trị lớn nhưng không đủ tiêu chuẩn TSCĐ.
– Hồ sơ: hợp đồng, hóa đơn điện tử, biên bản bàn giao/hoàn thành dịch vụ, bảng phân bổ.
– Nguyên tắc:
– Xác định thời gian phân bổ hợp lý theo thời gian hưởng lợi.
– Không treo lâu ở 242, phải có lịch phân bổ rõ ràng.
– Định khoản mẫu:
– Ghi nhận ban đầu: Nợ 242/Có 111/112/331; Nợ 1331/Có 111/112/331 (nếu có).
– Phân bổ hàng tháng: Nợ 642/Có 242 (hoặc 641 nếu liên quan bán hàng).
– Lỗi thường gặp:
– Quên phân bổ định kỳ, khiến chi phí thực tế bị “treo”, lợi nhuận ảo.
– Mẹo:
– Tạo lịch phân bổ trên phần mềm, khóa sổ tự động nhắc 242.

 Bút toán 3 – Trích lập dự phòng phải thu khó đòi (TK 2293)

– Mục đích: phản ánh rủi ro tín dụng từ các khoản phải thu quá hạn hoặc có dấu hiệu không thu được, đảm bảo thận trọng theo VAS.
– Tiêu chí trích lập:
– Căn cứ bảng phân tích tuổi nợ (0–30–60–90+ ngày), tình trạng tranh chấp, khách hàng mất khả năng thanh toán, phá sản.
– Hồ sơ: biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận nợ, email/biên bản làm việc, quyết định trích lập, bảng tính dự phòng.
– Định khoản mẫu:
– Trích lập: Nợ 642/Có 2293.
– Hoàn nhập (khi thu được tiền hoặc lý do dự phòng không còn): Nợ 2293/Có 642.
– Xóa nợ (khi chắc chắn không thu được): Nợ 2293/Có 131, kèm hồ sơ chứng minh.
– Lỗi thường gặp:
– Không trích dự phòng khiến lợi nhuận bị “đẹp giả”.
– Trích quá mức không có căn cứ, thiếu thuyết minh.
– Mẹo:
– Chuẩn hóa quy tắc tỷ lệ theo tuổi nợ; thuyết minh rõ cơ sở ước tính.

Bút toán 4 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294)

– Mục đích: ghi nhận khi giá trị thu hồi thuần thấp hơn giá gốc do hư hỏng, lỗi thời, giảm giá thị trường.
– Quy trình:
1) Kiểm kê tồn kho; phân loại hàng chậm luân chuyển, hư hỏng.
2) Xác định giá trị thu hồi thuần (giá bán ước tính trừ chi phí bán).
3) So sánh với giá gốc; phần chênh thấp hơn là mức dự phòng cần trích.
– Hồ sơ: biên bản kiểm kê, báo cáo tồn kho chậm luân chuyển, bảng tính giá trị thu hồi thuần, quyết định trích lập.
– Định khoản mẫu:
– Trích lập: Nợ 632/Có 2294 (hoặc Nợ 642/Có 2294 theo chính sách; phổ biến ghi vào giá vốn).
– Hoàn nhập khi giá trị phục hồi: Nợ 2294/Có 632.
– Lỗi thường gặp:
– Không trích cho hàng chậm luân chuyển, khiến tồn kho “ảo”.
– Mẹo:
– Thiết lập ngưỡng tuổi hàng theo ngành; dashboard cảnh báo SKU chậm.

Bút toán 5 – Điều chỉnh thuế GTGT và ghi nhận đúng kỳ doanh thu – chi phí

– Mục tiêu: khớp số liệu kế toán với tờ khai 01/GTGT, loại bỏ hóa đơn không hợp lệ, ghi nhận doanh thu/chi phí đúng kỳ.
– Checklist:
– Đầu ra: doanh thu 511 khớp tổng hóa đơn điện tử; thuế GTGT đầu ra 3331 khớp tờ khai.
– Đầu vào: 1331 khớp tổng thuế được khấu trừ; loại hóa đơn sai MST/thuế suất/ngày.
– Điều chỉnh sai sót hóa đơn theo quy định: lập biên bản điều chỉnh/hủy/đổi.
– Ghi nhận đúng kỳ: chỉ ghi nhận doanh thu khi có nghiệm thu/xuất kho; chi phí khi có chứng từ hợp lệ.
– Định khoản tình huống:
– Điều chỉnh thuế đầu ra do sai thuế suất: Nợ/Có 3331 tùy điều chỉnh; đồng thời điều chỉnh 511 nếu liên quan.
– Hóa đơn đầu vào bị loại: Nợ 642/Có 331 (không hạch toán Nợ 1331).
– Lỗi thường gặp:
– Lệch giữa sổ và tờ khai vì ghi nhận sai kỳ; bỏ sót điều chỉnh hóa đơn.
– Mẹo:
– Liên kết dữ liệu XML hóa đơn với phần mềm; chạy đối chiếu tự động 3331–1331.

Cách liên kết 5 bút toán điều chỉnh vào quy trình khóa sổ

– Trình tự gợi ý:
1) Đối chiếu công nợ 131/331; lập bảng tuổi nợ → trích dự phòng 2293.
2) Kiểm kê tồn kho; xác định SKU chậm → trích 2294.
3) Rà soát TSCĐ – CCDC → chạy khấu hao 214; phân bổ 242.
4) Đối chiếu hóa đơn – tờ khai → điều chỉnh 3331/1331; kiểm tra ghi nhận đúng kỳ.
5) In sổ cái, nhật ký chung; cập nhật thuyết minh BCTC về chính sách và các khoản dự phòng.
– Kiểm tra chéo:
– Bảng khấu hao khớp 214; bảng phân bổ khớp 242.
– 632 phản ánh giá vốn và dự phòng tồn kho; 642 phản ánh chi phí quản lý và dự phòng phải thu.
– 511, 3331 khớp hóa đơn đầu ra; 1331 khớp hóa đơn đầu vào.

 Ví dụ thực tế – Doanh nghiệp thương mại SME cuối quý

– Bối cảnh:
– Tồn kho 1 tỷ, có 150 triệu hàng chậm; phải thu 800 triệu, trong đó 120 triệu quá hạn >90 ngày; có 2 TSCĐ (máy in và xe tải); chi phí bảo hiểm trả trước 60 triệu/năm; một hóa đơn đầu ra sai thuế suất.
– Thực hiện:
– Dự phòng tồn kho: giá trị thu hồi 120 triệu < giá gốc 150 triệu → trích 30 triệu. Định khoản: Nợ 632/Có 2294: 30.000.000.
– Dự phòng phải thu: chính sách 50% cho >90 ngày → trích 60 triệu. Định khoản: Nợ 642/Có 2293: 60.000.000.
– Khấu hao TSCĐ tháng: máy in 24 tháng, xe tải 60 tháng → tổng khấu hao tháng 15 triệu. Định khoản: Nợ 642/Có 214: 15.000.000.
– Phân bổ bảo hiểm: 60 triệu/12 = 5 triệu/tháng. Định khoản: Nợ 642/Có 242: 5.000.000.
– Điều chỉnh thuế GTGT: hóa đơn sai thuế suất → lập biên bản điều chỉnh; cập nhật 3331 và 511 tương ứng.
– Kết quả:
– Lợi nhuận phản ánh thận trọng; BCTC minh bạch; thuyết minh nêu rõ dự phòng và chính sách.

 Lỗi thường gặp khi thực hiện bút toán điều chỉnh và cách khắc phục

– Bỏ quên chạy khấu hao/phan bổ: thiết lập lịch tự động; kiểm tra KPI “bút toán định kỳ đã chạy”.
– Trích dự phòng thiếu căn cứ: lập hồ sơ đầy đủ, nêu rõ phương pháp ước tính trong thuyết minh.
– Trích dự phòng quá mức: rà soát tuổi nợ, giá trị thu hồi thực tế; hoàn nhập khi có cơ sở.
– Lệch thuế – sổ: dùng đối chiếu tự động hóa đơn XML – 511 – 3331 – 1331.
– Không cập nhật thuyết minh: bổ sung chính sách và ảnh hưởng định lượng.

 Checklist 20 mục cho 5 bút toán điều chỉnh

1) Bảng khấu hao TSCĐ cập nhật đủ tài sản.
2) Khấu hao tháng đã ghi Nợ 642/Có 214.
3) Danh mục CCDC/chi phí trả trước đầy đủ; có thời gian phân bổ.
4) Phân bổ 242 đúng kỳ, không treo quá hạn.
5) Bảng phân tích tuổi nợ 131 cập nhật mới nhất.
6) Hồ sơ dự phòng phải thu có biên bản đối chiếu – xác nhận nợ.
7) Trích 2293 đúng tỷ lệ; có quyết định trích lập và thuyết minh.
8) Báo cáo tồn kho chậm luân chuyển sẵn có.
9) Xác định giá trị thu hồi thuần; trích 2294 có căn cứ.
10) Kiểm kê kho và biên bản xử lý chênh lệch.
11) 511 khớp tổng hóa đơn đầu ra; 3331 khớp tờ khai.
12) 1331 khớp hóa đơn đầu vào hợp lệ.
13) Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót lưu đầy đủ.
14) Không có số dư âm ở tài khoản tài sản.
15) Đã khóa sổ và in sổ cái – nhật ký chung.
16) Thuyết minh BCTC cập nhật chính sách khấu hao, phân bổ, dự phòng.
17) Kiểm tra liên kết công thức báo cáo; không lỗi.
18) So sánh số liệu với kỳ trước; giải trình biến động trọng yếu.
19) Ký duyệt bút toán điều chỉnh theo quy trình nội bộ.
20) Sao lưu dữ liệu – lưu trữ chứng từ điện tử đúng quy tắc tên file.

– Cần một bộ mẫu bút toán điều chỉnh và checklist áp dụng ngay cho doanh nghiệp nhỏ? Đăng ký gói hỗ trợ khóa sổ và soát xét BCTC tại PPI Việt Nam. Chúng tôi đồng hành 1:1 để thiết lập khấu hao, phân bổ, dự phòng và đối chiếu thuế – sổ chuẩn.
– Nhận tư vấn miễn phí 30 phút: Rà soát hiện trạng và xây dựng lộ trình tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. Liên hệ PPI Việt Nam ngay hôm nay.

PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, khu đô thị Bãi Viên, TP.Nam Định
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/