Checklist 30 mục soát xét Báo cáo tài chính và cách xử lý sai lệch cho SME

Bộ checklist 30 mục soát xét BCTC trước khi nộp: khớp tài sản – nguồn vốn, đối chiếu thuế – sổ, kiểm tra số dư âm, tồn kho ảo, khấu hao, dự phòng; kèm quy trình xử lý sai lệch nhanh trong 48 giờ cho doanh nghiệp nhỏ.

1. Vì sao BCTC cần được soát xét bằng checklist trước khi nộp

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), áp lực vừa đảm bảo tuân thủ VAS/TT133/TT200, vừa khớp số liệu thuế – sổ, khiến giai đoạn cuối kỳ dễ xảy ra sai sót. Checklist soát xét BCTC giúp chuẩn hóa quy trình, giảm rủi ro sai lệch trọng yếu, tăng tốc khóa sổ và nâng chất lượng báo cáo. Bài viết cung cấp bộ checklist 30 mục theo nhóm, kèm quy trình “sửa lỗi nhanh” trong 48 giờ, mẹo tự động hóa và KPI để duy trì kỷ luật dữ liệu.

a, Nguyên tắc soát xét BCTC và tiêu chuẩn trọng yếu

– Nguyên tắc:

Khớp liên kết chéo giữa 4 biểu mẫu: Bảng cân đối, Kết quả kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC.
Tuân thủ cơ sở dồn tích, nhất quán phương pháp (FIFO/bình quân, khấu hao, phân bổ).
Không bù trừ tài sản – nợ phải trả – doanh thu – chi phí khi không có quy định.

– Trọng yếu (materiality):

Xác định ngưỡng tỷ lệ theo doanh thu/lợi nhuận/tổng tài sản để ưu tiên xử lý; thường 5–10% đối với SME cho chỉ tiêu tổng, 1–2% cho mục nhạy cảm (tiền, thuế).

b, Checklist 30 mục soát xét BCTC trước khi nộp

– Nhóm A – Tài sản – Nợ phải trả – Vốn (8 mục)

Tổng tài sản = tổng nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán; khớp số học.
Số dư đầu kỳ khớp báo cáo kỳ trước; mọi điều chỉnh hồi tố có thuyết minh.
Tiền mặt (111): không có số dư âm; biên bản kiểm kê quỹ đủ chữ ký.
Tiền gửi ngân hàng (112): sao kê khớp sổ; phí/lãi hạch toán đủ vào 635/515.
Phải thu (131): bảng phân tích tuổi nợ cập nhật; có biên bản đối chiếu khách hàng.
Phải trả (331): bộ ba chứng từ (đơn đặt – nhận hàng – hóa đơn) đầy đủ; biên bản đối chiếu nhà cung cấp.
TSCĐ (211/214): bảng khấu hao khớp 214; hồ sơ tài sản đầy đủ; phân loại ngắn/dài hạn đúng.
Vốn chủ sở hữu (421, 411): lợi nhuận sau thuế chuyển sang 421 chính xác; không bù trừ lỗ/lãi chưa phân phối sai quy định.

– Nhóm B – Doanh thu – Chi phí – Thuế (8 mục)
9) Doanh thu (511) khớp 100% với tổng hóa đơn điện tử đầu ra; kiểm tra giảm trừ (521).
10) Thuế GTGT đầu ra (3331) khớp tờ khai 01/GTGT; xử lý hóa đơn sai thuế suất/ngày/MST.
11) Thuế GTGT đầu vào (1331) khớp hóa đơn hợp lệ; loại bỏ hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ.
12) Chi phí bán hàng (641) và quản lý (642): có đủ bút toán khấu hao Nợ 642/Có 214, phân bổ Nợ 642/Có 242.
13) Chi phí tài chính (635)/Doanh thu tài chính (515): phí/lãi ngân hàng, chênh lệch tỷ giá hạch toán đầy đủ.
14) Thu nhập khác (711)/Chi phí khác (811): hồ sơ chứng minh sự kiện khác; không lẫn với hoạt động thường xuyên.
15) Thuế TNDN: tách chi phí không được trừ theo luật thuế; thuyết minh nếu khác biệt lớn.
16) Đối chiếu thuế – sổ: bảng đối chiếu 511–3331–01/GTGT và 1331 kèm biên bản làm việc.
– Nhóm C – Tồn kho – Giá vốn – Phương pháp (6 mục)
17) Kiểm kê tồn kho: biên bản kiểm kê; xử lý thừa/thiếu có quyết định; không âm kho.
18) Giá xuất kho: áp dụng FIFO hoặc bình quân gia quyền nhất quán; không đổi giữa kỳ nếu không thuyết minh.
19) Giá vốn (632) khớp xuất kho; dự phòng giảm giá hàng tồn kho (2294) tính đúng; thuyết minh rõ chính sách.
20) Hàng chậm luân chuyển: danh sách SKU chậm; đánh giá giá trị thu hồi thuần; trích dự phòng 2294 khi cần.
21) Hàng gửi bán/đang đi đường: trình bày và đối chiếu với chứng từ vận chuyển/biên bản bàn giao.
22) Sai lệch kho phổ biến: kiểm tra sản phẩm bán nhưng chưa xuất kho; kho âm; chênh lệch giá.
– Nhóm D – Công nợ – Dự phòng – Tài khoản treo (4 mục)
23) Dự phòng phải thu khó đòi (2293): tỷ lệ theo tuổi nợ; hồ sơ biên bản đối chiếu và quyết định trích lập/hoàn nhập.
24) Tài khoản treo (138/338): rà soát giao dịch tạm; phân loại và xử lý dứt điểm; không treo quá hạn.
25) Tạm ứng (141): quyết toán đầy đủ; có bảng đối chiếu theo nhân viên/dự án.
26) Cam kết và nghĩa vụ: hợp đồng dài hạn, bảo lãnh, thuê tài sản; thể hiện trong thuyết minh.
Nhóm E – Bút toán định kỳ – Khóa sổ – Lưu trữ (4 mục)
27) Bút toán định kỳ: khấu hao 214; phân bổ 242; dự phòng 2293/2294; đã ghi nhận và phê duyệt.
28) Khóa sổ cuối tháng/quý: dừng ghi nhận giao dịch; in nhật ký chung/sổ cái; lưu biên bản đối chiếu.
29) Lưu trữ chứng từ điện tử: đặt tên file thống nhất; đính kèm vào phần mềm; sao lưu dữ liệu.
30) Thuyết minh BCTC: trình bày chính sách kế toán, thay đổi ước tính, khoản mục trọng yếu, giao dịch bên liên quan, hậu sự kiện.

c, Quy trình xử lý sai lệch nhanh trong 48 giờ

Bước 1 – Truy vết: xác định phạm vi sai lệch (thuế – sổ, công nợ, tồn kho, tiền), trích xuất báo cáo chi tiết theo tài khoản và theo chứng từ.
Bước 2 – Đối chiếu chéo: dùng dữ liệu hóa đơn điện tử (XML), sao kê ngân hàng, biên bản kiểm kê, biên bản đối chiếu khách hàng/nhà cung cấp để xác nhận nguyên nhân.
Bước 3 – Điều chỉnh: lập bút toán điều chỉnh đúng kỳ:

Sai doanh thu/thuế: điều chỉnh 511/3331; lập biên bản điều chỉnh/hủy hóa đơn theo quy định.
Sai giá vốn/tồn kho: chạy lại giá xuất kho theo phương pháp; điều chỉnh 632/152/156; lập biên bản xử lý chênh lệch.
Bỏ sót khấu hao/242: ghi Nợ 642/Có 214 hoặc Nợ 642/Có 242; cập nhật bảng khấu hao/phân bổ.
Dự phòng: trích/hoàn nhập 2293/2294 theo hồ sơ.

Bước 4 – Thuyết minh: cập nhật thuyết minh BCTC về thay đổi chính sách/ước tính, ảnh hưởng định lượng nếu trọng yếu.
Bước 5 – Phê duyệt và khóa sổ lại: kế toán trưởng duyệt; lưu nhật ký thay đổi; khóa sổ và in sổ.

d, 8 sai lệch phổ biến và cách khắc phục

Lệch 511–3331–01/GTGT: nguyên nhân do ghi nhận sai kỳ hoặc hóa đơn lỗi. Khắc phục: đối chiếu XML, điều chỉnh kỳ và hóa đơn.
Âm kho: xuất kho vượt số lượng do quy trình hoặc sai phương pháp. Khắc phục: kiểm kê, bổ sung phiếu nhập thiếu, chạy lại giá xuất kho.
Thiếu khấu hao/242: quên chạy bút toán định kỳ. Khắc phục: thiết lập lịch tự động, đối chiếu 214/242 hàng tháng.
Không trích dự phòng 2293/2294: lợi nhuận “đẹp giả”. Khắc phục: lập bảng tuổi nợ, danh sách SKU chậm; trích theo chính sách.
Số dư âm ở tài khoản tài sản (111/112/152/156/131): do ghi nhận sai kỳ hoặc thiếu chứng từ. Khắc phục: rà soát nhật ký chứng từ; điều chỉnh về đúng kỳ.
Chênh lệch 1331: hóa đơn không hợp lệ/thiếu. Khắc phục: loại hóa đơn; bổ sung chứng từ; cập nhật tờ khai.
Lệch lưu chuyển tiền tệ: không khớp biến động 111/112. Khắc phục: điều chỉnh phần biến động vốn lưu động; kiểm tra mục không dùng tiền.
Thuyết minh thiếu: không nêu chính sách/dự phòng/khoản mục trọng yếu. Khắc phục: cập nhật đầy đủ, liên kết với số liệu.

e, Mẹo tự động hóa giúp giảm 40% thời gian soát xét

Bank feed: tự động nạp sao kê; gợi ý hạch toán phí/lãi; đối chiếu giao dịch 1:1 với sổ 112.
Parser hóa đơn XML: trích xuất chỉ tiêu, soát trùng lặp, khớp 511/3331–01/GTGT.
Dashboard cảnh báo: hóa đơn chưa hạch toán, công nợ quá hạn, kho âm, chênh lệch 3331–1331.
Workflow phê duyệt: chuẩn hóa đề nghị – duyệt – chi/thu; giảm rủi ro thất thoát và sai kỳ.

f, KPI duy trì chất lượng soát xét BCTC

Thời gian khóa sổ: số ngày từ cuối kỳ đến khi hoàn tất 4 biểu mẫu (mục tiêu giảm dần).
Tỷ lệ chứng từ đủ hồ sơ: ≥ 99%.
Số lỗi trọng yếu/kỳ: ≤ 2.
Tỷ lệ hoàn thành checklist đúng hạn: 100% trước ngày nộp.
Chênh lệch thuế – sổ sau nộp: 0%.

g, Case ngắn – SME áp dụng checklist 30 mục

Bối cảnh: SME thương mại với 1.000 hóa đơn/tháng; hay gặp lệch 3331–511 và kho âm.
Áp dụng: checklist 30 mục + bank feed + parser XML; lịch tự động chạy khấu hao/242; dashboard cảnh báo kho âm.
Kết quả: thời gian khóa sổ giảm 45%; không còn kho âm; đối chiếu thuế – sổ khớp tuyệt đối 3 kỳ liên tiếp.

k, Checklist rút gọn “nộp nhanh” trong trường hợp gấp (12 mục)

Khớp tổng tài sản = tổng nguồn vốn.
511 – 3331 – 01/GTGT khớp; hóa đơn sai đã điều chỉnh.
1331 khớp hóa đơn đầu vào hợp lệ.
632 khớp xuất kho; không âm kho.
Khấu hao 214 và phân bổ 242 đã ghi.
Dự phòng 2293/2294 có căn cứ.
111/112 khớp kiểm kê/sao kê; không số dư âm.
131/331 có biên bản đối chiếu.
Thuyết minh có chính sách kế toán và khoản mục trọng yếu.
In sổ cái, nhật ký chung; lưu biên bản đối chiếu.
Chữ ký số/duyệt nội bộ đủ.
Sao lưu dữ liệu; nộp đúng thời hạn.

Cần một bộ checklist soát xét BCTC “làm được ngay” và quy trình sửa lỗi nhanh trong 48 giờ? Đăng ký gói soát xét – khóa sổ tại PPI Việt Nam. Chúng tôi cung cấp biểu mẫu biên bản, cấu hình phần mềm đối chiếu, dashboard cảnh báo và đào tạo 1:1 cho đội ngũ của bạn.
Nhận tư vấn miễn phí 30 phút: Rà soát hiện trạng số liệu, đề xuất lộ trình tối ưu phù hợp với mô hình SME của bạn. Liên hệ ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ
PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, khu đô thị Bãi Viên, TP.Nam Định
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/
Fanpage: PPI – Giải Pháp Kế Toán Thuế