Hộ kinh doanh là gì? Lộ trình mở hộ kinh doanh từ A–Z, chi phí và thuế phải nộp mới nhất

1. Tổng quan thực tiễn về hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh là một mô hình kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, phù hợp với cá nhân hoặc hộ gia đình kinh doanh quy mô nhỏ và vừa, sử dụng không quá 10 lao động thường xuyên. Điểm mạnh của hộ kinh doanh là thủ tục thành lập nhanh, chi phí vận hành thấp, quản lý linh hoạt và thuế tính theo tỷ lệ trên doanh thu đơn giản. Tuy nhiên, mô hình này có hạn chế: ít linh hoạt về hóa đơn, khó ký hợp đồng lớn, hạn chế trong việc huy động vốn và mở rộng quy mô. Vì vậy, việc hiểu rõ lộ trình mở hộ kinh doanh, chi phí và nghĩa vụ thuế là chìa khóa để vận hành hiệu quả.

2. Điều kiện và phạm vi hoạt động

– Đối tượng đăng ký: Cá nhân là công dân Việt Nam, hoặc nhóm cá nhân/hộ gia đình đứng tên. Mỗi cá nhân chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trên toàn quốc.
– Quy mô lao động: Không quá 10 người lao động thường xuyên. Nếu vượt, cân nhắc chuyển đổi sang doanh nghiệp.
– Ngành nghề: Được phép kinh doanh ngành nghề không bị cấm. Một số ngành cần giấy phép con (an toàn thực phẩm, PCCC, môi trường, spa – y tế, vận tải…).
– Địa điểm: Có quyền sử dụng hợp pháp (sổ đỏ, hợp đồng thuê, văn bản đồng ý của chủ sở hữu). Treo biển hiệu đúng quy định.

3. Lộ trình mở hộ kinh doanh từ A–Z

3.1. Khảo sát mô hình và chi phí ban đầu
– Xác định ngành nghề, sản phẩm/dịch vụ, nhu cầu hóa đơn, dự kiến doanh thu – chi phí 6–12 tháng đầu.
– Ước lượng chi phí thành lập: lệ phí đăng ký, lệ phí môn bài (nếu doanh thu trên 100 triệu/năm), chi phí thiết lập cửa hàng/xưởng, phần mềm bán hàng – hóa đơn, thiết bị, nhân sự.

3.2. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
– Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu.
– Bản sao CCCD/CMND của chủ hộ và các thành viên góp vốn (nếu có).
– Hợp đồng thuê/mượn địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng.
– Ngành nghề đăng ký rõ ràng, kèm giấy phép con nếu thuộc ngành có điều kiện.
– Văn bản ủy quyền (nếu nhờ người khác nộp hồ sơ).

3.3. Nộp hồ sơ và nhận giấy chứng nhận
– Nơi nộp: Bộ phận một cửa UBND quận/huyện (Phòng Tài chính – Kế hoạch).
– Thời gian xử lý: Thường 3–5 ngày làm việc (tùy địa phương).
– Kết quả: Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Sau đó cơ quan thuế cấp mã số thuế tương ứng.

3.4. Đăng ký thuế và phương thức nộp
– Làm việc với Chi cục Thuế: Khai doanh thu dự kiến, ngành nghề, quy mô lao động.
– Lựa chọn cơ chế thuế:
– Khoán: Phổ biến với hộ kinh doanh. Cơ quan thuế ấn định doanh thu khoán theo khảo sát thực tế, áp tỷ lệ thuế GTGT – TNCN theo ngành.
– Kê khai: Phù hợp hộ có doanh thu biến động lớn, cần xuất hóa đơn thường xuyên.
– Theo từng lần phát sinh: Dùng cho hoạt động thời vụ, không thường xuyên.
– Đăng ký hóa đơn điện tử nếu có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng.

3.5. Thiết lập sổ sách, quy trình vận hành
– Sổ thu – chi tiền mặt, sổ ngân hàng (nếu có).
– Sổ nhập – xuất – tồn hàng hóa, bảng theo dõi công nợ.
– Hợp đồng lao động, bảng lương, chấm công nếu có nhân sự.
– Quy trình bán hàng, xuất hóa đơn, lưu trữ chứng từ.

4. Chi phí mở hộ kinh doanh và chi phí vận hành

4.1. Chi phí thành lập
– Lệ phí đăng ký: Mức nhỏ, tùy địa phương (thường vài trăm nghìn).
– Biển hiệu: Chi phí thiết kế – làm biển theo quy định.
– Giấy phép con: Nếu ngành nghề có điều kiện (ATTP, PCCC, môi trường…), chi phí kiểm định/đào tạo.
– Phần mềm quản lý – hóa đơn: Tùy quy mô, có thể lựa chọn gói cơ bản.

4.2. Chi phí vận hành định kỳ
– Thuế – phí (mục 5).
– Chi phí mặt bằng, điện nước, Internet, nhân sự, marketing.
– Bảo hiểm xã hội cho người lao động nếu thuộc diện bắt buộc.
– Chi phí kế toán – kê khai (nếu thuê ngoài).

5. Thuế hộ kinh doanh áp dụng hiện hành

5.1. Lệ phí môn bài theo doanh thu năm
– Doanh thu ≤ 100 triệu/năm: Miễn.
– >100–300 triệu/năm: 300.000 đồng/năm.
– >300–500 triệu/năm: 500.000 đồng/năm.
– >500 triệu/năm: 1.000.000 đồng/năm.
– Hạn nộp: Chậm nhất 30/01 hằng năm hoặc 30 ngày từ ngày được cấp đăng ký lần đầu.

5.2. Thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ ngành
– Hộ khoán: Cơ quan thuế ấn định doanh thu khoán và áp tỷ lệ thuế theo ngành.
– Tỷ lệ tham khảo phổ biến:
– Phân phối hàng hóa: GTGT 1% và TNCN 0,5% trên doanh thu.
– Dịch vụ: GTGT 5% và TNCN 2% trên doanh thu.
– Sản xuất, vận tải, xây dựng không bao thầu vật tư: GTGT 3% và TNCN 1,5%.
– Ăn uống, lưu trú: GTGT 3% và TNCN 1,5%.
– Hộ kê khai: Kê khai theo quý, căn cứ doanh thu thực phát sinh; tỷ lệ thuế vẫn áp theo ngành.
– Hộ theo từng lần phát sinh: Nộp thuế khi phát sinh doanh thu.

5.3. Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
– Hộ khoán có thể đăng ký xuất hóa đơn điện tử có mã khi phát sinh nhu cầu (hóa đơn lẻ).
– Hộ kê khai nên đăng ký hóa đơn điện tử để phục vụ giao dịch với doanh nghiệp, dự án.
– Lưu ý: Sử dụng hóa đơn thường xuyên có thể khiến cơ quan thuế yêu cầu chuyển sang phương thức kê khai.

6. Kê khai và nộp thuế định kỳ

– Hộ khoán:
– Khai doanh thu dự kiến ban đầu để xác định mức khoán.
– Theo dõi doanh thu thực tế và đề nghị điều chỉnh nếu chênh lệch đáng kể.
– Nộp theo thông báo tháng/quý từ Chi cục Thuế.
– Hộ kê khai:
– Nộp tờ khai GTGT, TNCN theo quý.
– Báo cáo hóa đơn điện tử theo yêu cầu (nếu có).
– Hạn nộp tờ khai: Thông thường ngày 30 của tháng đầu quý sau. Theo dõi thông báo địa phương.

7. Quản trị sổ sách – tài chính tối thiểu

– Thiết lập sổ sách gọn nhẹ: sổ thu – chi, sổ hàng hóa, bảng công nợ, bảng lương.
– Lưu trữ chứng từ đầy đủ: hóa đơn mua vào, hợp đồng, phiếu nhập – xuất, biên bản giao nhận.
– Tách bạch tài chính: phân biệt tiền cá nhân và tiền kinh doanh, nên có tài khoản ngân hàng riêng.
– Kiểm soát dòng tiền: cập nhật doanh thu hằng ngày, đối chiếu tồn kho – tiền mặt.

8. Rủi ro thuế thường gặp và cách phòng ngừa

– Doanh thu thực tế cao hơn mức khoán nhưng không điều chỉnh: nguy cơ truy thu, phạt chậm nộp.
– Xuất hóa đơn lẻ liên tục: có thể bị yêu cầu chuyển sang kê khai.
– Thiếu chứng từ đầu vào: khó bảo vệ mức khoán hợp lý.
– Giải pháp:
– Ghi chép minh bạch, lưu trữ chứng từ.
– Chủ động làm việc với cán bộ thuế khi có biến động doanh thu, mặt bằng, ngành nghề.
– Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, tồn kho, hóa đơn.

9. Khi nào nên chuyển đổi thành doanh nghiệp?

– Tăng số lao động >10 người, doanh thu lớn, cần xuất hóa đơn liên tục, cần ký hợp đồng giá trị cao, xây dựng thương hiệu bài bản.
– Lợi ích chuyển đổi: mở rộng pháp nhân, dễ tiếp cận tín dụng, tối ưu thuế – chi phí hợp lý hơn theo từng mô hình (TNHH/CP), nâng cao uy tín với đối tác.

10. Ví dụ tính thuế khoán tham khảo

Giả sử một cửa hàng ăn uống doanh thu khoán 250 triệu/năm:
– Lệ phí môn bài: 300.000 đồng/năm (vì doanh thu >100–300 triệu).
– Thuế GTGT: 3% x 250.000.000 = 7.500.000 đồng/năm.
– Thuế TNCN: 1,5% x 250.000.000 = 3.750.000 đồng/năm.
– Tổng thuế – phí dự kiến: 11.550.000 đồng/năm.
Lưu ý: Mức khoán do Chi cục Thuế ấn định, có thể khác tùy khảo sát thực tế.

11. Checklist hồ sơ và việc cần làm

– Hồ sơ: Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh; CCCD/CMND; hợp đồng thuê địa điểm; giấy phép con (nếu có); văn bản ủy quyền (nếu nộp hộ).
– Sau khi nhận giấy đăng ký:
– Kiểm tra mã số thuế trên cổng Tổng cục Thuế.
– Khai doanh thu dự kiến và phương thức nộp (khoán/kê khai).
– Đăng ký hóa đơn điện tử nếu cần.
– Treo biển hiệu, thiết lập sổ sách – quy trình bán hàng.
– Đăng ký BHXH cho người lao động thuộc diện bắt buộc.

12. Mẹo tối ưu thuế – chi phí cho hộ kinh doanh

– Khai doanh thu dự kiến sát thực tế ban đầu, lưu hồ sơ chứng minh chi phí, lượng khách, diện tích, vị trí… để ấn định mức khoán hợp lý.
– Sử dụng hóa đơn điện tử theo nhu cầu thực, hạn chế xuất lẻ quá thường xuyên nếu không chuyển sang kê khai.
– Tự động hóa ghi chép: phần mềm bán hàng, tồn kho, hóa đơn giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
– Định kỳ rà soát chi phí cố định (mặt bằng, nhân sự, điện nước) để tối ưu biên lợi nhuận.
– Tham vấn đơn vị chuyên môn để tránh rủi ro truy thu, phạt chậm nộp.

Bạn đang chuẩn bị mở hộ kinh doanh hoặc cần rà soát mức khoán – hóa đơn – sổ sách? Liên hệ để được tư vấn quy trình, hồ sơ, tối ưu thuế và thiết lập hệ thống quản trị phù hợp quy mô.

Thông tin liên hệ:

PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/
Fanpage: PPI – Giải Pháp Kế Toán Thuế
Gmail: ktppivietnam@gmail.com
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, Phường Đông A, Tỉnh Ninh Bình
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương