Hướng dẫn mở hộ kinh doanh cá thể: Thủ tục, hồ sơ, thời gian xử lý và những lỗi thường gặp

 Hướng dẫn mở hộ kinh doanh cá thể: Thủ tục, hồ sơ, thời gian xử lý và những lỗi thường gặp

1. Tổng quan: Khi nào nên chọn hộ kinh doanh cá thể?

Hộ kinh doanh cá thể phù hợp với cá nhân hoặc hộ gia đình triển khai mô hình kinh doanh quy mô nhỏ đến vừa, sử dụng không quá 10 lao động thường xuyên. Điểm mạnh: thủ tục thành lập nhanh, chi phí tuân thủ thấp, cơ chế thuế đơn giản (khoán/từng lần phát sinh), quản lý linh hoạt. Mô hình này lý tưởng cho quán ăn – cà phê, cửa hàng bán lẻ, dịch vụ cá nhân (spa, làm đẹp, sửa chữa), sản xuất nhỏ, vận tải hộ. Nếu bạn dự kiến cần xuất hóa đơn thường xuyên, ký hợp đồng giá trị lớn, hoặc có hơn 10 lao động, hãy cân nhắc chuyển sang doanh nghiệp để thuận lợi về hóa đơn, tín dụng, và mở rộng.

2. Điều kiện pháp lý cơ bản

– Đối tượng đăng ký: Cá nhân là công dân Việt Nam hoặc hộ gia đình/nhóm cá nhân cùng đứng tên.
– Nguyên tắc: Mỗi cá nhân chỉ đứng tên một hộ kinh doanh trên phạm vi cả nước.
– Quy mô lao động: Không quá 10 người lao động thường xuyên.
– Ngành nghề: Không thuộc danh mục cấm. Ngành có điều kiện phải đáp ứng giấy phép con (ATTP, PCCC, môi trường, y tế, giáo dục, vận tải…).
– Địa điểm: Có quyền sử dụng hợp pháp (sổ đỏ, hợp đồng thuê, văn bản đồng ý của chủ sở hữu). Biển hiệu phải đầy đủ tên hộ, địa chỉ, ngành nghề.

3. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh: Danh mục chi tiết

– Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu tại UBND quận/huyện hoặc Cổng Dịch vụ công).
– Bản sao hợp lệ CCCD/CMND của chủ hộ và các thành viên hộ gia đình cùng góp vốn (nếu có).
– Hợp đồng thuê/mượn địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh.
– Danh sách cá nhân góp vốn (nếu là nhóm cá nhân) kèm tỷ lệ góp.
– Tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện kinh doanh (nếu ngành nghề có điều kiện): Giấy ATTP, PCCC, chứng chỉ hành nghề…
– Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu nộp thay).
– Lưu ý trình bày ngành nghề theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (mô tả rõ phạm vi cung cấp để tránh phải sửa đổi sau).

4. Nơi nộp hồ sơ và cách thức thực hiện

– Cơ quan tiếp nhận: Bộ phận một cửa UBND cấp quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh (Phòng Tài chính – Kế hoạch hoặc đơn vị được ủy quyền).
– Hình thức: Nộp trực tiếp hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công của địa phương (nếu hỗ trợ).
– Lệ phí: Tùy địa phương (thường vài chục đến vài trăm nghìn đồng); nhận biên nhận khi nộp.
– Thời gian xử lý: Thông thường 3–5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
– Kết quả: Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Sau đó cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế tương ứng.

5. Quy trình chuẩn từ A–Z để mở hộ kinh doanh

5.1. Chuẩn bị trước khi nộp
– Kiểm tra điều kiện ngành nghề.
– Khảo sát địa điểm, chụp ảnh hiện trạng (có thể hữu ích khi cơ quan thuế khảo sát doanh thu khoán).
– Dự kiến doanh thu 6–12 tháng đầu, nhu cầu hóa đơn, số lao động.

5.2. Nộp và theo dõi hồ sơ
– Điền mẫu Giấy đề nghị đúng, rõ ngành nghề, tên hộ kinh doanh (tránh trùng, gây hiểu nhầm).
– Nộp hồ sơ và nhận biên nhận; theo dõi tình trạng xử lý (điện thoại/bộ phận một cửa).

5.3. Sau khi nhận giấy đăng ký
– Kiểm tra mã số thuế trên Cổng Tổng cục Thuế.
– Làm việc với Chi cục Thuế: Khai doanh thu dự kiến, phương thức nộp (khoán/kê khai/từng lần).
– Đăng ký hóa đơn điện tử có mã (nếu phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn).
– Treo biển hiệu và thiết lập sổ sách quản lý bán hàng – thu chi – tồn kho – công nợ.
– Xây dựng hợp đồng lao động và quy chế lương nếu có nhân sự; xem xét tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động thuộc diện.

6. Thời gian, lệ phí và mốc hạn cần ghi nhớ

– Thời gian cấp giấy đăng ký: 3–5 ngày làm việc (tùy địa phương).
– Lệ phí đăng ký: Theo bảng phí địa phương (giữ lại hóa đơn/biên lai).
– Lệ phí môn bài:
– Doanh thu năm ≤ 100 triệu: được miễn.
– >100–300 triệu: 300.000 đồng/năm.
– >300–500 triệu: 500.000 đồng/năm.
– >500 triệu: 1.000.000 đồng/năm.
– Hạn nộp: Chậm nhất 30/01 hằng năm hoặc trong 30 ngày kể từ ngày cấp đăng ký lần đầu.
– Hạn kê khai định kỳ (đối với hộ kê khai): Thường ngày 30 của tháng đầu quý sau.

7. Đăng ký thuế và lựa chọn phương thức nộp phù hợp

– Hộ khoán: Cơ quan thuế ấn định doanh thu khoán dựa trên khảo sát (vị trí, diện tích, ngành, lượng khách…). Thuế GTGT và TNCN tính theo tỷ lệ ngành trên doanh thu khoán. Phù hợp mô hình doanh thu ổn định, ít nhu cầu hóa đơn.
– Hộ kê khai: Tự kê khai doanh thu thực tế theo quý, áp tỷ lệ thuế ngành. Phù hợp khi doanh thu biến động hoặc cần xuất hóa đơn thường xuyên.
– Theo từng lần phát sinh: Áp dụng với hoạt động thời vụ, lưu động; nộp thuế mỗi khi phát sinh doanh thu.
– Lưu ý: Nếu xuất hóa đơn lẻ với tần suất cao, cơ quan thuế có thể yêu cầu chuyển sang cơ chế kê khai.

8. Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

– Trường hợp nên đăng ký: Bán cho doanh nghiệp, dự án cần hóa đơn; giao dịch qua ngân hàng; cần minh bạch doanh thu.
– Quy trình cơ bản:
– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã qua tổ chức cung cấp giải pháp hoặc cổng thuế.
– Thiết lập chữ ký số (nếu cần).
– Phát hành và quản lý hóa đơn theo quy định; lập báo cáo khi cơ quan thuế yêu cầu.
– Lưu trữ: Số hóa chứng từ, đối chiếu doanh thu – hóa đơn – sổ bán hàng để tránh sai lệch.

9. Quản lý sổ sách và tài chính tối thiểu sau khi mở hộ

– Sổ thu – chi tiền mặt; bảng kê giao dịch qua ngân hàng (nếu dùng).
– Sổ nhập – xuất – tồn hàng hóa; bảng theo dõi công nợ phải thu – phải trả.
– Hồ sơ nhân sự: hợp đồng, chấm công, bảng lương; đóng BHXH bắt buộc với lao động thuộc diện.
– Lưu trữ chứng từ: hóa đơn đầu vào, hợp đồng, phiếu nhập – xuất, biên bản, ảnh hiện trạng, báo giá.
– Phân tách tài chính: tách bạch tiền cá nhân – tiền kinh doanh; dùng tài khoản ngân hàng riêng để kiểm soát dòng tiền.

10. 12 lỗi thường gặp khi mở hộ kinh doanh và cách tránh

– Ghi sai/không rõ ngành nghề → khó bổ sung hóa đơn hoặc bị yêu cầu sửa đổi: Tra cứu mã ngành tương ứng, mô tả phạm vi cung ứng chi tiết.
– Đặt tên hộ gây nhầm lẫn/trùng lặp tại địa phương: Kiểm tra trước khi nộp.
– Không chuẩn bị giấy phép con với ngành có điều kiện: Rà soát yêu cầu ATTP, PCCC, môi trường, chứng chỉ.
– Hợp đồng thuê địa điểm không hợp lệ: Bổ sung phụ lục thể hiện mục đích kinh doanh, thời hạn, bên cho thuê có quyền cho thuê.
– Không ước lượng doanh thu và chi phí sát thực tế: Khó đàm phán mức khoán hợp lý; nên chuẩn bị hồ sơ chứng minh (diện tích, lưu lượng khách, giá bán…).
– Không treo biển hiệu đúng quy định: Dễ bị xử phạt hành chính; treo ngay sau khi nhận giấy.
– Xuất hóa đơn lẻ liên tục nhưng vẫn ở cơ chế khoán: Nguy cơ bị chuyển sang kê khai; cân nhắc đăng ký kê khai từ đầu nếu nhu cầu hóa đơn cao.
– Thiếu sổ sách thu – chi và chứng từ đầu vào: Khó giải trình khi khảo sát/kiểm tra; nên số hóa dữ liệu.
– Không tách bạch dòng tiền cá nhân – kinh doanh: Gây lẫn lộn, khó kiểm soát lợi nhuận.
– Bỏ lỡ hạn nộp lệ phí môn bài và thuế định kỳ: Thiết lập lịch nhắc, dùng ứng dụng nộp thuế điện tử.
– Không ký hợp đồng lao động, không đóng BHXH bắt buộc khi có lao động đủ điều kiện: Rủi ro bị xử phạt; chuẩn hóa hồ sơ nhân sự.
– Chậm cập nhật thay đổi (địa điểm, ngành, người đại diện): Phải thông báo kịp thời cho UBND/thuế để tránh vi phạm.

11. Tình huống minh họa thực tế

– Quán cà phê 30m2, doanh thu dự kiến 60 triệu/tháng:
– Lựa chọn: Khoán nếu bán lẻ là chủ yếu, ít nhu cầu hóa đơn; kê khai nếu phục vụ nhiều hợp đồng công ty.
– Hồ sơ: CCCD, hợp đồng thuê, ATTP (nếu bán đồ ăn), PCCC (tùy quy mô).
– Thuế ước tính theo khoán: GTGT 3% và TNCN 1,5% trên doanh thu khoán (tỷ lệ ngành ăn uống).
– Cửa hàng bán lẻ tạp hóa, doanh thu 35 triệu/tháng:
– Lệ phí môn bài: Xem doanh thu năm 420 triệu → bậc 500.000đ.
– Tỷ lệ thuế tham khảo: phân phối hàng hóa GTGT 1% và TNCN 0,5%.

12. Quy trình tạm ngừng, thay đổi, chấm dứt hộ kinh doanh

– Thay đổi nội dung (tên, địa điểm, ngành nghề, đại diện): Nộp hồ sơ điều chỉnh tại UBND quận/huyện; cập nhật với cơ quan thuế.
– Tạm ngừng: Thông báo bằng văn bản đến UBND và cơ quan thuế trước thời điểm tạm ngừng theo quy định; trong thời gian tạm ngừng đúng quy định sẽ không bị thu thuế khoán tương ứng.
– Chấm dứt: Nộp hồ sơ chấm dứt; hoàn thành nghĩa vụ thuế còn tồn; nộp lại hóa đơn chưa sử dụng (nếu có).
– Chuyển đổi thành doanh nghiệp: Thực hiện thủ tục chấm dứt hộ; thành lập doanh nghiệp (TNHH/CP); cập nhật hợp đồng – tài sản – lao động theo pháp nhân mới.

13. Checklist thực hiện nhanh trong 7 ngày

– Ngày 1–2: Chuẩn bị hồ sơ, rà soát điều kiện ngành, kiểm tra tên và địa điểm.
– Ngày 3: Nộp hồ sơ tại UBND quận/huyện – nhận biên nhận.
– Ngày 4–5: Theo dõi xử lý; bổ sung nếu được yêu cầu.
– Ngày 6: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; kiểm tra mã số thuế.
– Ngày 7: Làm việc với Chi cục Thuế về phương thức nộp; đăng ký hóa đơn điện tử nếu cần; treo biển hiệu; thiết lập sổ sách và quy trình bán hàng.

14. Gợi ý công cụ và dịch vụ hỗ trợ

– Phần mềm bán hàng và quản lý kho: Hỗ trợ ghi nhận doanh thu, tồn kho, báo cáo nhanh.
– Hóa đơn điện tử có mã: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, tích hợp chữ ký số.
– Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh: Thiết lập mức khoán hợp lý, kê khai – nộp thuế định kỳ, đăng ký hóa đơn, tư vấn tuân thủ giấy phép con, giải trình khi cơ quan thuế khảo sát.

– Bạn cần bộ hồ sơ mẫu, ước tính thuế khoán theo ngành và doanh thu dự kiến, đăng ký hóa đơn điện tử hoặc rà soát điều kiện ATTP/PCCC? Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ từ A–Z, tiết kiệm thời gian và chi phí, đúng quy định địa phương.

PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/
Fanpage: PPI – Giải Pháp Kế Toán Thuế
Gmail: ktppivietnam@gmail.com
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, Phường Đông A, Tỉnh Ninh Bình
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương