Thuế TNCN 2026: Giảm trừ gia cảnh, khoản miễn/không tính thuế và thủ tục quyết toán cho SME

Tiêu đề chính: Thuế TNCN 2026: Giảm trừ gia cảnh, khoản miễn/không tính thuế và thủ tục quyết toán cho SME

1. Tổng quan nghĩa vụ và cách tiếp cận thực tiễn

– quyết toán thuế TNCN, kê khai thuế 2026, khấu trừ tại nguồn
Thuế TNCN tác động trực tiếp đến người lao động và doanh nghiệp chi trả thu nhập. SME cần xây dựng quy trình khấu trừ, kê khai và quyết toán theo ba trụ cột:
– Dữ liệu cá nhân: mã số thuế (MST), thông tin hộ khẩu/CCCD, đăng ký người phụ thuộc.
– Luồng chi trả: bảng lương, thưởng, phúc lợi, hợp đồng dịch vụ; phân loại thu nhập chịu thuế và khoản miễn/không tính.
– Kê khai – quyết toán: tờ khai theo tháng/quý, quyết toán năm; cấp chứng từ khấu trừ và đối chiếu.

2. Giảm trừ gia cảnh năm 2026: nguyên tắc và hồ sơ

– giảm trừ gia cảnh 2026, người phụ thuộc 2026, mã số thuế cá nhân
Những điểm cần lưu ý:
– Mức giảm trừ cho bản thân và người phụ thuộc áp dụng theo quy định hiện hành; cập nhật nếu có thay đổi năm 2026.
– Hồ sơ người phụ thuộc: bản khai, giấy tờ chứng minh quan hệ, thời điểm bắt đầu tính; đăng ký MST người phụ thuộc nếu yêu cầu.
– Thời điểm hưởng: tính từ tháng đăng ký hợp lệ; trường hợp chuyển công tác, phải thông báo để tránh trùng hưởng giữa các đơn vị.

Sai sót thường gặp:
– Không cập nhật thay đổi tình trạng người phụ thuộc (đi làm, hết điều kiện).
– Trùng MST người phụ thuộc giữa hai doanh nghiệp.
– Thiếu bằng chứng nuôi dưỡng đối với người phụ thuộc ngoài độ tuổi.

3. Các khoản miễn/không tính vào thu nhập chịu thuế

– khoản miễn thuế TNCN, thu nhập từ tiền lương tiền công
Phân loại theo nhóm phổ biến:
– Khoản phúc lợi theo quy định: hiếu hỉ, nghỉ mát trong mức, trang phục hiện vật… nếu đáp ứng điều kiện.
– Phụ cấp/công tác phí theo định mức: có quy chế chi và chứng từ.
– Tiền ăn giữa ca trong mức cho phép.
– Thu nhập không thường xuyên được miễn theo chính sách (nếu có).
– Lưu ý: thưởng, hoa hồng, nhiều khoản phụ cấp đặc thù thường vẫn chịu thuế; cần căn cứ quy định hiện hành để phân định rõ.

4. Khấu trừ tại nguồn: quy trình và biểu thuế

– khấu trừ tại nguồn, mã số thuế cá nhân, biểu mẫu quyết toán TNCN
Với tiền lương, tiền công:
– Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần; tính và khấu trừ theo kỳ chi trả.
– Cá nhân không có MST: khấu trừ theo tỷ lệ tạm thời cao hơn; khuyến khích đăng ký MST sớm.

Với hợp đồng dịch vụ, thời vụ:
– Thu nhập từ hợp đồng dịch vụ/nhân công thời vụ: áp dụng tỷ lệ khấu trừ cố định theo quy định; có thể quyết toán lại nếu tổng thu nhập năm thấp.
– Yêu cầu hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ chi trả; cấp chứng từ khấu trừ để cá nhân tự quyết toán.

5. Thời hạn kê khai và quyết toán TNCN năm 2026

– quyết toán thuế TNCN, xử phạt vi phạm thuế
Doanh nghiệp:
– Kê khai theo tháng/quý tùy doanh thu và quy định.
– Quyết toán năm: chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nộp đúng hạn để tránh phạt chậm nộp/chậm kê khai.

Cá nhân:
– Tự quyết toán khi có nhiều nguồn thu hoặc muốn hoàn thuế/giảm thuế; tổng hợp chứng từ khấu trừ từ các đơn vị chi trả.

6. Checklist dữ liệu và hồ sơ bắt buộc cho SME

– mã số thuế cá nhân, biểu mẫu quyết toán TNCN, người phụ thuộc 2026
– Danh sách nhân sự, MST cá nhân, thông tin liên hệ.
– Hợp đồng lao động/dịch vụ, bảng lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi.
– Hồ sơ người phụ thuộc: đăng ký, bằng chứng quan hệ/nuôi dưỡng.
– Chứng từ khấu trừ: biên lai, bảng kê khấu trừ, chứng từ chi trả.
– Tờ khai tháng/quý, quyết toán năm và phụ lục liên quan.

7. Đối chiếu và kiểm soát nội bộ để tránh sai sót

– khấu trừ tại nguồn, kê khai thuế 2026
– Đối chiếu bảng lương – sổ cái – tờ khai TNCN mỗi kỳ.
– Kiểm tra MST cá nhân và người phụ thuộc; cảnh báo trùng lặp.
– Rà soát khoản miễn/không tính: đối chiếu với quy chế chi và chứng từ.
– Cấp chứng từ khấu trừ đúng thời điểm, lưu trữ bản cứng/bản điện tử.

8. Ví dụ thực tế áp dụng trong SME

– giảm trừ gia cảnh 2026, hợp đồng thời vụ
Ví dụ 1: Nhân sự có 2 người phụ thuộc
– Nhân viên A đăng ký vợ không có thu nhập và con nhỏ; kế toán xác minh hồ sơ, tính giảm trừ từ tháng đăng ký hợp lệ; kiểm tra trùng MST người phụ thuộc nếu A chuyển công tác giữa năm.

Ví dụ 2: Hợp đồng dịch vụ cá nhân
– Cá nhân B ký hợp đồng dịch vụ thiết kế, thu nhập theo đợt; đơn vị chi trả khấu trừ theo tỷ lệ cố định, cấp chứng từ khấu trừ; B tổng hợp nhiều nguồn thu và tự quyết toán để được hoàn thuế nếu đủ điều kiện.

Ví dụ 3: Phúc lợi và khoản miễn
– Doanh nghiệp chi nghỉ mát 1 lần/năm theo quy chế; khoản trong định mức không tính vào thu nhập chịu thuế. Nếu vượt định mức hoặc không có quy chế, có thể phải tính vào thu nhập chịu thuế.

9. Lộ trình triển khai trong quý I/2026

– quyết toán thuế TNCN, khấu trừ tại nguồn
– Tháng 1: Chuẩn hóa danh sách nhân sự, MST cá nhân, hồ sơ người phụ thuộc; cập nhật quy chế chi phúc lợi.
– Tháng 2: Rà soát kê khai tháng/quý, cấp chứng từ khấu trừ cho nhân sự nghỉ việc; chuẩn bị biểu mẫu quyết toán.
– Tháng 3: Nộp quyết toán, xử lý yêu cầu điều chỉnh; đánh giá quy trình và cải tiến cảnh báo trùng MST người phụ thuộc.

10. Các rủi ro dẫn tới xử phạt và cách phòng ngừa

– xử phạt vi phạm thuế, mã số thuế cá nhân
– Chậm nộp tờ khai/quyết toán; chậm nộp tiền thuế.
– Không khấu trừ đúng biểu thuế; không cấp chứng từ khấu trừ.
– Sai thông tin MST cá nhân/người phụ thuộc.

Biện pháp:
– Thiết lập lịch nhắc và phân quyền người chịu trách nhiệm.
– Kiểm tra chéo giữa kế toán tiền lương – kế toán thuế – nhân sự.
– Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, sẵn sàng giải trình khi thanh/kiểm tra.

11. Tài liệu – biểu mẫu cần chuẩn bị

– biểu mẫu quyết toán TNCN, người phụ thuộc 2026
– Mẫu đăng ký người phụ thuộc, bản khai thông tin cá nhân.
– Bảng lương, bảng thưởng, phụ cấp, phúc lợi; hợp đồng lao động và dịch vụ.
– Chứng từ khấu trừ, biên lai nộp thuế; tờ khai tháng/quý.
– Biểu mẫu quyết toán năm và các phụ lục.

12. Khuyến nghị vận hành cho doanh nghiệp nhỏ

– quyết toán thuế TNCN, khấu trừ tại nguồn
– Thiết lập quy trình chuẩn khấu trừ – kê khai – quyết toán; có checklist bắt buộc.
– Đào tạo nhân sự định kỳ về chính sách thuế TNCN, cập nhật thay đổi 2026.
– Sử dụng phần mềm cảnh báo trùng MST và trạng thái người phụ thuộc.

Thông tin liên hệ
PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊỤ VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/
Fanpage: PPI – Giải Pháp Kế Toán Thuế
Gmail: ktppivietnam@gmail.com
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, Phường Đông A, Tỉnh Ninh Bình
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương