Quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ hóa đơn là vô cùng quan trọng và cần thiết. Vậy quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là chuẩn xác? Các bạn hãy cùng kế toán PPI đi tìm hiểu qua bài viết này nhé.

1, Hóa đơn đầu vào

– Lưu vào một email riêng (email này thông báo cho Bên bán).

– Email này được cấu hình chuyển tiếp về email của Giám đốc (Cũng email riêng luôn); Để phòng khi nhân sự nghỉ việc mang theo Pass word.

– Lập thư mục Google Driver với chính email nhận đó.

– Khi nhận được email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (Như lưu 1 file Excel); Đổi tên File hóa đơn đó tương ứng với MST, Tên người bán, Số hóa đơn => Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như:

      + Mã số thuế người bán

      + Web tra cứu, mã tra cứu

Sau đó chèn link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần

– Upload lên thư mục Google Driver theo tháng/năm.

– Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver.

2, Hóa đơn đầu ra

+ Khi lập phiếu trước khi  ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin về khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ,…

+ Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.

+ Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính.

+ Gửi luôn hóa đơn đó vào chính Email của Công ty (Email riêng).

+ Sao lưu dữ liệu lên một Email riêng đã tạo trước đó

– Cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như: Tên khách hàng, Mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, Mã tra cứu. Sau đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần.

– Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu này lên Google Driver hoặc Copy vào USB để lưu trữ.

– Theo quy định thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử – Tuy nhiên việc bản thân Doanh nghiệp chủ động lưu trữ tránh rủi ro.

Trên đây là bài viết chia sẻ về quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử một cách chuẩn xác nhất của kế toán PPI. Hi vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho mọi người.

Để biết thêm chi tiết về các dịch vụ kế toán cũng như khóa học kế toán tại PPI, các bạn vui lòng liên hệ

ĐẠI LÝ THUẾ PPI VIỆT NAM

TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:

Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội

Cơ sở 2 tại Thanh Xuân: Tầng 12 – Tòa nhà Diamond Flower, 48 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội

Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội

CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, khu đô thị Bãi Viên, TP.Nam Định

CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P.Quang Trung, TP.Hải Dương

Hotline: 0944 32 5559 hoặc 0912 535 542

Website: www.ketoanppivietnam.vn

Fanpage: Kế Toán PPI_Việt Nam

Email: ktppivietnam@gmail.com