Quyết toán thuế TNDN 2026: Chi phí không được trừ, ưu đãi và cách điều chỉnh tăng/giảm cho SME

Quyết toán thuế TNDN 2026: Chi phí không được trừ, ưu đãi và cách điều chỉnh tăng/giảm cho SME

1. Tổng quan và cách tiếp cận thực tiễn

– quyết toán thuế TNDN 2026, kê khai thuế 2026, kiểm soát nội bộ kế toán
Quyết toán thuế TNDN là bước tổng kết nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp trong năm, đòi hỏi khả năng phân loại chi phí, đối chiếu số liệu và lập bút toán điều chỉnh chính xác. SME nên vận hành theo ba trụ cột:
– Sổ sách: chuẩn hóa hệ thống tài khoản (chi phí – doanh thu – 821), đồng bộ danh mục TSCĐ/CCDC, đối chiếu sổ tổng hợp – chi tiết.
– Chứng từ: hợp đồng, đơn đặt hàng, nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
– Kiểm soát: checklist chi phí không được trừ, quy trình duyệt chi, soát xét trước khi khóa số liệu.

2. Nguyên tắc xác định chi phí hợp lệ được trừ

– chi phí hợp lệ, kiểm soát nội bộ kế toán
Một khoản chi phí được trừ khi quyết toán TNDN cần thỏa đồng thời:
– Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế: có mối liên hệ trực tiếp/gián tiếp hợp lý với doanh thu.
– Có đầy đủ chứng từ hợp pháp: hóa đơn hợp lệ, hợp đồng, nghiệm thu, phiếu xuất/nhập, bảng lương, chứng từ ngân hàng.
– Ghi nhận đúng kỳ: phù hợp nguyên tắc dồn tích, phân bổ hợp lý đối với CCDC/TSCĐ, không “nhảy kỳ”.
– Thanh toán đúng quy định: giao dịch vượt ngưỡng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt.

3. Các nhóm chi phí không được trừ thường gặp

– chi phí không được trừ, lãi vay không đủ điều kiện, khấu hao TSCĐ
Danh sách lỗi phổ biến:
– Không có hóa đơn/chứng từ hợp pháp hoặc hóa đơn không hợp lệ (sai MST, mô tả mơ hồ, điều chỉnh không đúng).
– Thanh toán tiền mặt vượt ngưỡng; thanh toán vòng vo, không chứng minh dòng tiền.
– Chi phí tiếp khách, quà tặng, quảng cáo không chứng minh được mục đích kinh doanh hoặc vượt mức khống chế nếu quy định hiện hành áp dụng.
– Lãi vay: vượt trần chi phí lãi vay hoặc không đáp ứng điều kiện về vốn mỏng/quan hệ liên kết.
– Khấu hao TSCĐ: không đăng ký, không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ; khấu hao sai thời gian, sai phương pháp; đưa tài sản không phục vụ SXKD vào khấu hao.
– CCDC: phân bổ không đúng thời gian sử dụng, không có quyết định phân bổ.
– Phúc lợi nhân viên: không nằm trong danh mục được trừ hoặc vượt mức cho phép.
– Thuế/phạt vi phạm, tiền phạt hành chính: không được trừ theo quy định.
– Dự phòng: trích lập không đúng căn cứ hoặc thiếu hồ sơ định giá, hội đồng thẩm định.

4. Khấu hao TSCĐ và phân bổ CCDC: cách làm đúng

– khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC
– Xác định tiêu chuẩn TSCĐ: nguyên giá, thời gian sử dụng, bằng chứng đưa vào sử dụng; quyết định ghi tăng tài sản và đăng ký khấu hao.
– Chọn phương pháp khấu hao phù hợp (đường thẳng/lũy thoái/sản lượng) theo quy định, nhất quán toàn kỳ.
– CCDC: lập danh mục, quyết định phân bổ, theo dõi sổ chi tiết; tránh ghi thẳng vào chi phí nếu giá trị lớn và thời gian sử dụng dài.
– Đối chiếu thực tế sử dụng tài sản với bộ phận vận hành; có biên bản kiểm kê định kỳ.

5. Lãi vay và chi phí tài chính: các giới hạn cần lưu ý

– lãi vay không đủ điều kiện, chi phí không được trừ
– Kiểm soát quan hệ liên kết: theo dõi tỷ lệ vốn mỏng, chuẩn bị hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết nếu có.
– Chứng minh mục đích vay và sử dụng vốn: hợp đồng tín dụng, kế hoạch dòng tiền, chứng từ giải ngân – thanh toán.
– Rà soát lãi vay vượt trần, lãi vay chưa trả, lãi từ bên liên kết; loại phần vượt/không đủ điều kiện khi quyết toán.

6. Bút toán điều chỉnh tăng/giảm khi lập quyết toán

– bút toán điều chỉnh TNDN, lỗ chuyển kỳ
Quy trình chuẩn:
– Tập hợp chi phí không được trừ vào bảng điều chỉnh tăng, nhập liệu vào chỉ tiêu phù hợp trên tờ khai quyết toán.
– Rà soát ưu đãi thuế, khoản lỗ chuyển kỳ (theo thời hạn cho phép), khoản thu nhập miễn/giảm thuế để điều chỉnh giảm.
– Ghi nhận vào tài khoản 821 – Chi phí thuế TNDN hiện hành/hoãn lại nếu áp dụng; lập bút toán kết chuyển thuế phải nộp.
Ví dụ bút toán:
– Điều chỉnh tăng chi phí không được trừ: Nợ 711/Có 642 (loại khỏi chi phí) kèm phụ lục điều chỉnh trên tờ khai; hoặc hạch toán điều chỉnh ngoài sổ và chỉ phản ánh trên tờ khai theo chính sách hiện hành.
– Ghi nhận thuế TNDN phải nộp: Nợ 821/Có 3334.
– Kết chuyển cuối kỳ: Nợ 911/Có 821 (chi phí thuế); Nợ 3334/Có 112 khi nộp thuế.

7. Ưu đãi thuế cho doanh nghiệp nhỏ và các điều kiện hưởng

– ưu đãi thuế doanh nghiệp nhỏ
– Ưu đãi theo địa bàn khó khăn, ngành nghề ưu tiên, dự án đầu tư: giảm thuế suất, miễn/giảm trong thời hạn nhất định.
– Điều kiện hồ sơ: giấy phép đầu tư, xác nhận địa bàn, báo cáo lao động, quyết định dự án; lưu trữ đầy đủ để tránh bị truy thu.
– Rà soát định kỳ: kiểm tra tiếp tục đáp ứng điều kiện; nếu thay đổi, cập nhật và điều chỉnh kịp thời.

8. Lỗ chuyển kỳ và thu nhập miễn giảm: cách kê khai chuẩn

– lỗ chuyển kỳ, kê khai thuế 2026
– Lỗ được chuyển trong thời gian theo quy định, phải có số liệu và hồ sơ chứng minh; không chuyển vượt quá thời hạn.
– Thu nhập miễn giảm: phân loại theo chính sách ưu đãi hiện hành; có phụ lục chứng minh và đối chiếu.
– Lưu ý: ghi nhận đầy đủ vào phụ lục quyết toán, tránh bỏ sót làm tăng thuế phải nộp.

9. Check-list soát xét trước khi khóa quyết toán

– kiểm soát nội bộ kế toán, chi phí hợp lệ
– Đối chiếu doanh thu – chi phí – lợi nhuận với BCTC.
– Rà soát danh mục TSCĐ/CCDC, bảng lương, hợp đồng dịch vụ.
– Kiểm tra hóa đơn bất thường: giá trị lớn, mô tả mơ hồ, điều chỉnh nhiều lần.
– Kiểm tra thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn đủ điều kiện.
– Lập biên bản xử lý sai sót, quyết định phân bổ/điều chỉnh.
– Chuẩn hóa hồ sơ giải trình: bảng kê chi phí loại trừ, phụ lục ưu đãi, lỗ chuyển kỳ.

10. Ví dụ thực tế áp dụng trong SME

– chi phí không được trừ, bút toán điều chỉnh TNDN
Tình huống 1: Quảng cáo không đủ hồ sơ
– Doanh nghiệp chi 300 triệu cho chiến dịch quảng cáo. Có hóa đơn nhưng thiếu hợp đồng và nghiệm thu: kế toán loại khỏi chi phí được trừ, đưa vào bảng điều chỉnh tăng. Làm việc với nhà cung cấp để bổ sung hồ sơ cho kỳ sau.

Tình huống 2: Khấu hao sai thời gian
– Máy móc ghi nhận TSCĐ nhưng khấu hao 24 tháng thay vì 36 tháng theo quy định: điều chỉnh lại lịch khấu hao, ghi nhận chênh lệch; cập nhật phụ lục giải trình.

Tình huống 3: Lãi vay từ bên liên kết
– Công ty vay 2 tỷ từ công ty liên kết, lãi suất cao hơn thị trường: chuẩn bị hồ sơ giá giao dịch liên kết, loại phần lãi vượt mức cho phép khi quyết toán.

11. Quy trình 7 bước quyết toán TNDN cho doanh nghiệp nhỏ

– quyết toán thuế TNDN 2026, kiểm soát nội bộ kế toán
1) Khóa số liệu kế toán năm: đối chiếu tổng hợp – chi tiết.
2) Rà soát chi phí hợp lệ và lập bảng chi phí không được trừ.
3) Rà soát TSCĐ/CCDC, lãi vay, dự phòng và phúc lợi.
4) Kiểm tra ưu đãi thuế và lỗ chuyển kỳ, chuẩn bị phụ lục.
5) Lập bút toán điều chỉnh và tờ khai quyết toán.
6) Soát xét chéo và ký duyệt nội bộ.
7) Lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị cho thanh/kiểm tra nếu có.

12. Lưu trữ hồ sơ và chuẩn bị làm việc với cơ quan thuế

– kê khai thuế 2026
– Lưu trữ điện tử và bản giấy quan trọng; có danh mục hồ sơ và mã hóa tài liệu.
– Phân quyền truy cập; chuẩn bị bản tóm tắt giải trình theo từng vấn đề.
– Chủ động rà soát yếu tố rủi ro và kế hoạch khắc phục.

13. Khuyến nghị triển khai cho SME

– hợp đồng dịch vụ kế toán
– Làm việc sớm với đơn vị dịch vụ kế toán để soát xét trước quyết toán, tránh loại chi phí do thiếu hồ sơ.
– Thiết lập quy trình duyệt chi và kiểm soát hóa đơn, đặc biệt với các khoản quảng cáo, tiếp khách, thuê ngoài.
– Đào tạo nội bộ về khấu hao, lãi vay, dự phòng; sử dụng checklist bắt buộc.

Thông tin liên hệ
PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊỤ VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/
Fanpage: PPI – Giải Pháp Kế Toán Thuế
Gmail: ktppivietnam@gmail.com
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, Phường Đông A, Tỉnh Ninh Bình
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương