Cách lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh BCTC

Hướng dẫn chi tiết lập 4 biểu mẫu Báo cáo tài chính cho SME: lấy số liệu, liên kết chéo, đối chiếu kho – công nợ – thuế GTGT; kèm checklist kiểm tra lỗi thường gặp và mẹo trình bày chuẩn VAS.

Vì sao 4 biểu mẫu báo cáo tài chính là “bộ xương sống” của hệ thống kế toán?

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), 4 biểu mẫu báo cáo tài chính gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh BCTC là nền tảng để phản ánh trung thực – hợp lý tình hình tài chính, hiệu quả kinh doanh và dòng tiền. Việc lập đúng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và chế độ kế toán (TT133 hoặc TT200) giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ, đồng thời hỗ trợ ra quyết định nhanh. Bài viết này cung cấp cách lấy số liệu, công thức liên kết, bước đối chiếu chéo và checklist phát hiện lỗi thường gặp, để bạn lập báo cáo tài chính chuẩn ngay từ kỳ này.

1. Bảng cân đối kế toán – cách lập và kiểm tra khớp tổng tài sản = tổng nguồn vốn

a. bảng cân đối kế toán, liên kết số liệu, kiểm tra số dư
– Mục tiêu: trình bày tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại thời điểm cuối kỳ. Nguyên tắc: tổng tài sản phải bằng tổng nguồn vốn.
Cấu trúc và nguồn số liệu:

• Tài sản ngắn hạn: tiền mặt (111), tiền gửi (112), phải thu (131), hàng tồn kho (152/156), chi phí trả trước ngắn hạn (242 phần ngắn hạn), thuế GTGT được khấu trừ (1331), các khoản tương đương tiền…
• Tài sản dài hạn: TSCĐ nguyên giá (211), hao mòn lũy kế (214) trình bày trừ lũy kế, tài sản dở dang dài hạn, đầu tư dài hạn, chi phí trả trước dài hạn.
  Nợ phải trả ngắn hạn: phải trả người bán (331), thuế và các khoản phải nộp (333, đặc biệt 3331 thuế GTGT), phải trả người lao động (334), vay ngắn hạn, doanh thu chưa thực hiện ngắn hạn.
• Nợ dài hạn: vay dài hạn, trái phiếu, doanh thu chưa thực hiện dài hạn, dự phòng dài hạn.
  Vốn chủ sở hữu: vốn góp, thặng dư, lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, quỹ.

b. Bước lập:

• Khóa sổ và in sổ cái các tài khoản trọng yếu 111/112/131/331/152/156/211/214/333/334/411/421…
  Tính giá trị trình bày: ví dụ TSCĐ = 211 – 214; tồn kho theo giá trị sổ sau kiểm kê; 1331 theo số dư cuối kỳ được khấu trừ.
  Phân loại ngắn hạn/dài hạn theo thời hạn còn lại đến ngày đáo hạn.

c. Kiểm tra khớp và liên kết:

• Tổng tài sản = tổng nguồn vốn.
  Số dư đầu kỳ khớp báo cáo kỳ trước; mọi điều chỉnh hồi tố phải thuyết minh.
  So khớp các chỉ tiêu với thuyết minh BCTC (chính sách, chi tiết tài sản/nợ).

2.Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – cách khớp doanh thu, giá vốn và chi phí

1.  báo cáo kết quả kinh doanh, đối chiếu thuế GTGT, khấu hao TSCĐ phản ánh doanh thu, chi phí, lợi nhuận trong kỳ.

– Nguồn số liệu:

Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ (511) khớp tổng hóa đơn điện tử đầu ra; giảm trừ doanh thu (521) nếu có.
Giá vốn hàng bán (632) khớp xuất kho sau khi áp dụng phương pháp giá xuất kho (FIFO hoặc bình quân gia quyền).
Chi phí bán hàng (641), chi phí quản lý doanh nghiệp (642), chi phí tài chính (635), doanh thu tài chính (515), chi phí khác (811), thu nhập khác (711).
Chi phí khấu hao TSCĐ phản ánh trong 641/642 qua bút toán Nợ 642/Có 214; chi phí trả trước phân bổ (Nợ 642/Có 242).

2. Bước lập:

Xuất lịch sử phát hành hóa đơn điện tử; đối chiếu với 511 – 3331.
Chạy báo cáo xuất kho; tính 632 theo phương pháp đã chọn; không để âm kho.
Tổng hợp chi phí kỳ: lương, khấu hao, phân bổ, chi phí tài chính…
Tính lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn; lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp – Chi phí bán hàng – Chi phí QLDN ± tài chính/khác.

3. Kiểm tra khớp:

511 khớp tổng hóa đơn điện tử; 3331 khớp tờ khai 01/GTGT. 632 khớp xuất kho; các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho (2294) nếu ghi nhận vào giá vốn phải được thuyết minh. Không gộp chi phí không được trừ thuế TNDN vào chi phí hợp lệ nếu mục tiêu soát xét thuế; cần thuyết minh tách bạch.

3.  Báo cáo lưu chuyển tiền tệ – phương pháp gián tiếp cho SME

a. báo cáo lưu chuyển tiền tệ, phương pháp gián tiếp, khóa sổ cuối tháng
– Mục tiêu: phản ánh dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, đầu tư, tài chính trong kỳ.
Phương pháp gián tiếp – cách lập:

Bắt đầu từ Lợi nhuận trước thuế.
Điều chỉnh các khoản không dùng tiền: cộng khấu hao (214), phân bổ 242, dự phòng (2293/2294), lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện…
Điều chỉnh biến động vốn lưu động:

Tăng phải thu (131) → trừ; giảm phải thu → cộng.
Tăng hàng tồn kho (152/156) → trừ; giảm tồn kho → cộng.
Tăng phải trả (331) → cộng; giảm phải trả → trừ.

Dòng tiền đầu tư: mua TSCĐ (Nợ 211) → tiền chi ra; bán thanh lý TSCĐ → tiền thu vào.
Dòng tiền tài chính: vay – trả nợ vay; góp vốn – chi cổ tức.

– Kiểm tra khớp:

Biến động tiền (111/112) trên Bảng cân đối = tổng dòng tiền thuần 3 hoạt động.
Sao kê ngân hàng khớp dòng tiền thực tế; các chênh lệch do thời gian hạch toán phải thuyết minh nếu trọng yếu.

4.Thuyết minh Báo cáo tài chính – ghi đầy đủ chính sách và khoản mục trọng yếu

a. thuyết minh BCTC, chi phí trả trước, dự phòng phải thu khó đòi
– Mục tiêu: bổ sung thông tin nền, chính sách kế toán, phân tích chi tiết các khoản mục.

– Nội dung cần có:

Chính sách kế toán: cơ sở dồn tích, phương pháp giá xuất kho (FIFO/bình quân), khấu hao TSCĐ, phân bổ 242, ghi nhận doanh thu/chi phí, dự phòng (2293/2294).
Chi tiết khoản mục: hàng tồn kho theo nhóm; TSCĐ theo loại, nguyên giá/khấu hao; phải thu theo đối tượng và tuổi nợ; phải trả theo nhà cung cấp; vay nợ theo kỳ hạn; thuế và các khoản phải nộp.
Cam kết, rủi ro: hợp đồng dài hạn, bảo lãnh, kiện tụng; hậu sự kiện sau ngày kết thúc kỳ.
Giao dịch với bên liên quan: mua bán, cho vay, bảo lãnh.

– Kiểm tra:

Thuyết minh phải khớp với số liệu trên 3 báo cáo kia; trình bày thay đổi chính sách, ước tính kế toán, và tác động nếu có.

5. Liên kết số liệu giữa 4 biểu mẫu – tránh bù trừ sai quy định

a. liên kết số liệu, đối chiếu thuế GTGT
Các liên kết chéo quan trọng:

Lợi nhuận sau thuế trên Báo cáo kết quả kinh doanh → chuyển sang Vốn chủ sở hữu (lợi nhuận chưa phân phối) trên Bảng cân đối.
Biến động 111/112 trên Bảng cân đối → bằng dòng tiền thuần 3 hoạt động trên Lưu chuyển tiền tệ.
511 – 3331 trên Kết quả kinh doanh/thuế → khớp dữ liệu hóa đơn điện tử và tờ khai 01/GTGT.
632 – 152/156 → khớp xuất kho; dự phòng tồn kho (2294) cần thuyết minh.
214 – 211 → khấu hao; phản ánh đầy đủ trên chi phí 641/642 và thuyết minh.

– Quy tắc trình bày:

Không bù trừ tài sản và nợ phải trả nếu không có quy định; không trình bày doanh thu “net” tùy ý.
Nhất quán phương pháp giữa các kỳ; mọi thay đổi phải thuyết minh.

6.  10 lỗi thường gặp khi lập 4 biểu mẫu báo cáo tài chính

– kiểm tra số dư, kiểm kê tồn kho, đối chiếu công nợ

Lỗi 1: Doanh thu 511 không khớp tổng hóa đơn điện tử; nguyên nhân ghi nhận sai kỳ.
Lỗi 2: 3331 lệch tờ khai 01/GTGT; bỏ sót/điều chỉnh hóa đơn không đúng.
Lỗi 3: Giá vốn 632 không khớp xuất kho; tồn kho âm do sai phương pháp FIFO/bình quân.
Lỗi 4: Không trích khấu hao đầy đủ; thiếu bút toán Nợ 642/Có 214.
Lỗi 5: Chi phí trả trước treo ở 242 lâu; không phân bổ theo thời gian hưởng lợi.
Lỗi 6: Không trích dự phòng phải thu khó đòi (2293) cho nợ quá hạn; lợi nhuận “đẹp giả”.
Lỗi 7: Không trích dự phòng giảm giá tồn kho (2294) cho hàng chậm luân chuyển.
Lỗi 8: Biến động tiền 111/112 không khớp lưu chuyển tiền tệ; sai điều chỉnh vốn lưu động.
Lỗi 9: Thuyết minh thiếu chính sách kế toán và phân tích khoản mục trọng yếu.
Lỗi 10: Không khớp số dư đầu kỳ với kỳ trước; thiếu thuyết minh điều chỉnh hồi tố.

7. Quy trình khóa sổ cuối tháng/quý – tích hợp vào lập báo cáo tài chính

– Trình tự đề xuất:

Đối chiếu công nợ 131/331; xác nhận số dư.
Đối chiếu ngân hàng 112 và kiểm kê quỹ 111; hạch toán phí/lãi.
Kiểm kê tồn kho; chạy giá xuất kho; xử lý chênh lệch.
Chạy bút toán định kỳ: khấu hao 214, phân bổ 242, dự phòng 2293/2294.
Đối chiếu hóa đơn điện tử – tờ khai 01/GTGT với 511/3331/1331.
Lập 4 biểu mẫu; kiểm tra liên kết chéo.
Cập nhật thuyết minh; ký duyệt; lưu trữ chứng từ.

– KPI theo dõi:

Thời gian khóa sổ (ngày/kỳ).
Tỷ lệ chứng từ đủ hồ sơ.
Số lỗi trọng yếu sau nộp báo cáo.

8. Ví dụ thực tế – SME thương mại lập báo cáo tài chính cuối năm

FIFO, bình quân gia quyền, đối chiếu thuế GTGT
Bối cảnh: Doanh thu năm 20 tỷ; tồn kho cuối năm 2 tỷ; phải thu 3 tỷ (10% >90 ngày); 2 TSCĐ; bảo hiểm trả trước 120 triệu/năm.
Thực hiện:

Bảng cân đối: 211 – 214 trình bày TSCĐ ròng; tồn kho sau kiểm kê; phân loại vay ngắn/dài.
KQKD: 511 khớp hóa đơn; 632 theo FIFO; trích dự phòng 2294 cho hàng chậm; 2293 cho nợ quá hạn.
LCTT (gián tiếp): lợi nhuận trước thuế → cộng khấu hao, phân bổ; điều chỉnh tăng 131 và 152/156; cộng tăng 331; dòng tiền đầu tư mua TSCĐ; dòng tiền tài chính trả nợ vay.
Thuyết minh: chính sách FIFO; thời gian khấu hao TSCĐ; chi tiết tuổi nợ; tồn kho chậm; cam kết vay.

Kết quả: 4 biểu mẫu khớp liên kết; dòng tiền thuần khớp biến động 111/112; thuyết minh đầy đủ.

9. Checklist 25 mục lập 4 biểu mẫu báo cáo tài chính

– Liên kết số liệu, kiểm tra số dư, đối chiếu công nợ

Số dư đầu kỳ khớp báo cáo kỳ trước.
Tổng tài sản = tổng nguồn vốn.
211 – 214 trình bày đúng; bảng khấu hao khớp 214.
152/156 khớp kiểm kê; không âm kho.
632 khớp xuất kho; phương pháp FIFO/bình quân áp dụng nhất quán.
511 khớp tổng hóa đơn điện tử đầu ra.
3331 khớp tờ khai 01/GTGT; 1331 khớp hóa đơn đầu vào hợp lệ.
131/331 có biên bản đối chiếu xác nhận số dư.
242 có lịch phân bổ; không treo quá hạn.
2293/2294 trích lập/hoàn nhập có căn cứ; thuyết minh rõ.
Lợi nhuận sau thuế chuyển sang 421 đúng.
LCTT gián tiếp khớp biến động 111/112.
Phí/lãi ngân hàng hạch toán đủ vào 635/515.
Không bù trừ sai quy định giữa tài sản và nợ.
Thuyết minh có chính sách kế toán, giao dịch bên liên quan, cam kết.
Hồ sơ chứng từ đủ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản kiểm kê/đối chiếu.
Kiểm tra số dư âm bất thường; xử lý trước khi nộp.
So sánh biến động với kỳ trước; giải trình trọng yếu.
Kiểm tra công thức liên kết trong file báo cáo.
Chữ ký số/duyệt nội bộ đầy đủ trước nộp.
Lưu trữ điện tử theo quy tắc tên file thống nhất.
Sao lưu dữ liệu kế toán; kiểm soát truy cập.
Rà lại thời hạn nộp báo cáo theo quy định.
In sổ cái, nhật ký chung lưu cùng bộ báo cáo.
ALT ảnh minh họa kèm mô tả chính xác.

Bạn muốn đội ngũ của mình lập 4 biểu mẫu báo cáo tài chính nhanh, chuẩn và khớp thuế – sổ ngay từ tháng này? Đăng ký gói hướng dẫn và soát xét BCTC cho SME tại PPI Việt Nam. Chúng tôi hỗ trợ thiết lập phương pháp giá xuất kho, quy trình đối chiếu hóa đơn – thuế, và kiểm tra liên kết chéo trước khi nộp.
Nhận tư vấn miễn phí 30 phút: Đánh giá hiện trạng số liệu, đề xuất lộ trình tối ưu phù hợp với mô hình doanh nghiệp của bạn.

Thông tin liên hệ
PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, khu đô thị Bãi Viên, TP.Nam Định
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/

Fanpage: PPI – Giải Pháp Kế Toán Thuế