Quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử

    Hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu, là tính năng giúp cho các doanh nghiệp và tổng cục thuế thực hiện các nghiệp vụ của mình một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Ở bài viết trước kế toán PPI đã chia sẻ về khái niệm và các đặc điểm của hóa đơn điện tử. Ở bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu thêm về quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử nhé.

1, Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ yêu cầu về nội dung của hóa đơn điện tử như sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại Điểm e Khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

2, Quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử

– Việc sử dụng HĐĐT cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc: số hóa đơn cần được xác định theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, chỉ được lập và sử dụng mỗi số hóa đơn một lần duy nhất.
– Hóa đơn sau khi lập dưới dạng giấy phải được xử lý, truyền hoặc lưu trữ, bảo quản bằng phương tiện điện tử thì mới được xem là HĐĐT. Đồng thời cần thỏa mãn các điều kiện sau thì HĐĐT mới có giá trị pháp lý:

– Thông tin chứa trong HĐĐT phải đảm bảo đầy đủ tin cậy và toàn vẹn từ khi được lập dưới dạng cuối cùng là HĐĐT.

– Tính toàn vẹn được đánh giá dựa trên các tiêu chí là thông tin còn đầy đủ, nguyên vẹn, trừ các trường hợp thay đổi về hình thức phát sinh khi trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn.

– Có thể truy cập thông tin của HĐĐT và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần.

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) bao gồm:

+ Kể từ thời điểm sử dụng HĐĐT, tổ chức, cá nhân phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.

+ Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có trách nhiệm gửi HĐĐT được lập theo đúng quy định cho người mua. Phương thức gửi và nhận HĐĐT được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT chịu trách nhiệm về việc HĐĐT của người mua dịch vụ gửi đến cơ quan Thuế không đúng thời hạn theo quy định trong trường hợp người mua dịch vụ lập HĐĐT đúng thời hạn quy định.

+ HĐĐT được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi các quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.

+ Tùy vào đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT bằng phương tiện điện tử phù hợp. Lưu trữ đúng, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán.

+ Cơ quan thuế tiến hành rà soát và thông báo (Mẫu số 07) việc thay đổi hình thức sử dụng HĐĐT: HĐĐT không có mã của cơ quan thuế → HĐĐT có mã của cơ quan Thuế không thu tiền → HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT.

Bài viết trên, Kế toán PPI đã chia sẻ với các bạn về các quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử.Hi vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho mọi người.

Để biết thêm chi tiết về các dịch vụ kế toán cũng như khóa học kế toán tại PPI, các bạn vui lòng liên hệ

ĐẠI LÝ THUẾ PPI VIỆT NAM

TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:

Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội

Cơ sở 2 tại Thanh Xuân: Tầng 12 – Tòa nhà Diamond Flower, 48 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội

Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội

CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, khu đô thị Bãi Viên, TP.Nam Định

CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P.Quang Trung, TP.Hải Dương

Hotline: 0944 32 5559 hoặc 0912 535 542

Website: www.ketoanppivietnam.vn

Fanpage: Kế Toán PPI_Việt Nam

Email: ktppivietnam@gmail.com