Hướng dẫn lập Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ theo chuẩn mực mới

 Bài hướng dẫn chi tiết cách lập Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ theo chuẩn mực mới: sơ đồ tài khoản, quy trình khóa sổ, thuyết minh BCTC, đối chiếu công nợ, bút toán điều chỉnh, checklist soát lỗi trước khi nộp.

 Vì sao doanh nghiệp nhỏ cần lập báo cáo tài chính chuẩn ngay từ đầu?

– Với doanh nghiệp nhỏ, báo cáo tài chính không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là “bản đồ quản trị” giúp ra quyết định về giá bán, dòng tiền, và kế hoạch thuế. Thực tế nhiều doanh nghiệp gặp các lỗi phổ biến: số liệu lệch giữa sổ và tờ khai thuế, không trích khấu hao đúng kỳ, bỏ sót thuyết minh BCTC, hoặc nhầm lẫn giữa chi phí được trừ và không được trừ. Bài viết Hướng dẫn lập Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ theo chuẩn mực mới sẽ cung cấp quy trình từng bước, bút toán mẫu, và checklist soát xét để bạn tự tin nộp báo cáo đúng hạn và đúng chuẩn.

Phần 1: Cơ sở pháp lý và chuẩn mực áp dụng

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường áp dụng hệ thống theo Thông tư 133, doanh nghiệp lớn áp dụng Thông tư 200. Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) quy định cách ghi nhận doanh thu, chi phí, tài sản, nợ phải trả, và trình bày BCTC. Tùy mô hình, doanh nghiệp lựa chọn hệ thống phù hợp để đảm bảo tính nhất quán.
– Lưu ý cập nhật: hóa đơn điện tử, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT và liên kết dữ liệu kế toán – thuế.

Phần 2: Chuẩn bị dữ liệu – nền tảng cho báo cáo tài chính

– Việc lập báo cáo tài chính bắt đầu bằng dữ liệu chính xác:
– Kiểm tra danh mục tài khoản, mã khách hàng/nhà cung cấp, mã hàng hóa, dự án/đơn hàng trên phần mềm kế toán.
– Đồng bộ hóa đơn điện tử: đối chiếu dữ liệu XML với sổ kế toán để phát hiện hóa đơn thiếu/sai.
– Thu thập chứng từ gốc: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập – xuất kho, phiếu thu – chi, sao kê ngân hàng.
– Quy tắc: mọi ghi nhận phải có chứng từ hợp lệ, đúng kỳ, đúng đối tượng chi phí.

Phần 3: Quy trình đối chiếu trước khi khóa sổ

– Đối chiếu công nợ phải thu (131):
– Lập báo cáo công nợ theo khách hàng, đối chiếu với Hóa đơn đầu ra, xác nhận nợ qua biên bản đối chiếu công nợ. Soát các khoản quá hạn với bảng phân tích tuổi nợ.
– Đối chiếu công nợ phải trả (331):
– So khớp đơn đặt hàng – biên bản nhận hàng – hóa đơn đầu vào; kiểm tra hóa đơn còn treo chưa thanh toán.
– Đối chiếu ngân hàng (112) và quỹ tiền mặt (111):
– Đối chiếu sao kê với sổ; lập biên bản chênh lệch cho phí ngân hàng, lãi, giao dịch treo; kiểm kê quỹ và lập biên bản.
– Kiểm kê tồn kho (156/152):
– Kiểm kê thực tế; xử lý chênh lệch bằng biên bản kiểm kê. Chọn phương pháp giá xuất kho nhất quán (FIFO/Bình quân).
– Kiểm tra số dư bất thường:
– Số dư âm ở tài khoản tài sản, số dư lớn bất thường ở 138/338 (treo), sai lệch giữa 3331 và 1331, lệch 131-511-3331.

Phần 4: Bút toán điều chỉnh thường gặp trước khi lập báo cáo

– Khấu hao TSCĐ:
– Ghi nhận TSCĐ (211) khi đủ điều kiện; trích khấu hao (Nợ 642/Có 214) theo khung thời gian sử dụng; rà soát hồ sơ: hợp đồng, biên bản bàn giao, đăng ký tài sản.
– Phân bổ công cụ dụng cụ/chi phí trả trước:
– Sử dụng TK 242, phân bổ định kỳ vào chi phí (Nợ 642/Có 242).
– Dự phòng phải thu khó đòi:
– Xác định khoản nợ quá hạn; trích lập dự phòng (Nợ 642/Có 2293) theo tỷ lệ phù hợp; có biên bản đánh giá.
– Ghi nhận doanh thu đúng kỳ:
– Đảm bảo doanh thu (511) kèm chứng từ nghiệm thu/xuất kho; tránh ghi nhận dồn kỳ hoặc thiếu kỳ.
– Điều chỉnh thuế GTGT:
– Đối chiếu chênh lệch 3331 – 1331; xử lý hóa đơn sai sót theo quy định; tránh đưa chi phí từ hóa đơn không hợp lệ vào BCTC.
– Các khoản dự phòng khác (hàng tồn kho giảm giá, bảo hành sản phẩm) cần có căn cứ và thuyết minh rõ.

Phần 5: Lập các biểu mẫu chính của báo cáo tài chính

1) Bảng cân đối kế toán:
– Trình bày tài sản ngắn hạn, dài hạn; nợ phải trả; vốn chủ sở hữu. Bảo đảm tổng tài sản = tổng nguồn vốn. Kiểm tra các liên kết: 112 khớp sao kê; 131, 331 khớp biên bản đối chiếu; 211-214 khớp bảng khấu hao; 156 khớp kiểm kê.
2) Báo cáo kết quả kinh doanh:
– Doanh thu – giá vốn – lợi nhuận gộp; chi phí bán hàng, quản lý; lãi/lỗ khác; chi phí tài chính; chi phí thuế TNDN. Kiểm tra tính nhất quán giữa doanh thu 511 và xuất hóa đơn; giá vốn 632 khớp xuất kho.
3) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
– Phương pháp gián tiếp: bắt đầu từ lợi nhuận trước thuế; điều chỉnh khấu hao, biến động công nợ, tồn kho; dòng tiền từ hoạt động kinh doanh/đầu tư/tài chính. Rà soát khớp với biến động 111/112 trên Bảng cân đối kế toán.
4) Thuyết minh Báo cáo tài chính:
– Trình bày chính sách kế toán, phương pháp tính giá xuất kho, khấu hao, dự phòng; chi tiết các khoản mục quan trọng (phải thu lớn, khoản vay, tài sản thế chấp, cam kết ngoại bảng). Đây là phần thường bị bỏ sót nhưng rất quan trọng để cơ quan thuế và nhà đầu tư hiểu bức tranh tài chính.

Phần 6: Soát xét BCTC – Checklist 30 mục trước khi nộp

1) Tổng tài sản = tổng nguồn vốn.
2) Dòng tiền cuối kỳ khớp số dư 111/112.
3) Doanh thu 511 khớp tổng hóa đơn đầu ra; thuế GTGT đầu ra khớp 3331.
4) Thuế GTGT đầu vào khớp 1331 và tờ khai 01/GTGT.
5) Đối chiếu công nợ 131/331 có biên bản ký xác nhận.
6) Khấu hao 214 khớp bảng khấu hao và thuyết minh.
7) Phân bổ 242 đầy đủ, không treo quá hạn.
8) Dự phòng 2293 có căn cứ, thuyết minh rõ.
9) Không có số dư âm bất thường ở tài khoản tài sản.
10) Tồn kho 156 khớp kiểm kê, không âm lô.
11) Lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá nếu có được ghi nhận.
12) Đã khóa sổ tháng/quý và in sổ cái, nhật ký chung.
13) Hóa đơn sai sót đã điều chỉnh đúng quy định.
14) Các khoản vay có hợp đồng, lãi vay hạch toán đúng kỳ.
15) Tiền lương, BHXH hạch toán 334/338 đầy đủ.
16) Kiểm tra chi phí không được trừ theo thuế TNDN.
17) Thuyết minh BCTC có đầy đủ chính sách kế toán.
18) Chữ ký số và người đại diện pháp luật đã ký.
19) Số liệu giữa BCTC và báo cáo quản trị không mâu thuẫn lớn.
20) Liên kết công thức trong file báo cáo không lỗi.
21) Kiểm tra các TK treo 138/338 đã xử lý.
22) Kiểm tra các khoản ứng trước 141, hoàn ứng đúng.
23) Kiểm tra doanh thu trả trước/chi phí trả trước.
24) Kiểm tra việc phân loại tài sản – công cụ đúng chuẩn.
25) Kiểm tra các giao dịch nội bộ, loại bỏ ghi nhận trùng.
26) Rà soát nghĩa vụ thuế TNDN tạm nộp và quyết toán.
27) Kiểm tra hợp đồng và cam kết ngoại bảng.
28) Kiểm tra việc ghi nhận giảm trừ doanh thu (chiết khấu, hàng bán bị trả lại).
29) Kiểm tra liên kết kỳ trước – kỳ này (số dư đầu kỳ).
30) Lưu trữ chứng từ, backup dữ liệu đầy đủ.

Phần 7: Những sai lệch số liệu thường gặp và cách khắc phục

– Doanh thu ghi nhận không khớp hóa đơn: xây dựng quy trình chỉ ghi nhận doanh thu khi có hóa đơn/biên bản nghiệm thu; soát file XML.
– Không trích khấu hao đúng kỳ: rà soát hồ sơ TSCĐ và chạy bút toán khấu hao định kỳ; đính kèm thuyết minh.
– Tồn kho ảo: bắt buộc phiếu nhập – xuất; kiểm kê định kỳ; đối chiếu với sổ kho và 632.
– Lệch giữa tờ khai GTGT và sổ kế toán: chạy đối chiếu tự động, khoanh vùng hóa đơn chưa lên tờ khai hoặc ghi sai thuế suất.
– Chi phí treo 242 không phân bổ: thiết lập lịch phân bổ theo tháng và cảnh báo trên phần mềm.

Phần 8: Tối ưu quy trình lập báo cáo – kết nối báo cáo quản trị

– Xây dựng dashboard quản trị: lợi nhuận theo sản phẩm/đơn hàng/khách hàng; DSO, DPO, vòng quay tồn kho.
– Ứng dụng công nghệ: kết nối ngân hàng (bank feed), tự động đọc hóa đơn điện tử, kiểm soát phê duyệt, nhật ký truy vết (audit trail).
– Tách bạch kế toán tài chính và quản trị nhưng giữ nguyên tắc nhất quán về ghi nhận.

Phần 9: Thời hạn nộp báo cáo và lưu trữ hồ sơ

– Lập lịch nộp BCTC và quyết toán thuế đúng hạn theo quy định; đặt nhắc trên hệ thống quản lý công việc.
– Lưu trữ chứng từ điện tử theo thư mục năm/tháng/khoản mục; quy tắc tên file thống nhất; phân quyền truy cập; sao lưu định kỳ.

Câu hỏi thương gặp:

– Doanh nghiệp nhỏ nên dùng Thông tư 133 hay 200?

+ Tùy quy mô và đặc thù; SME thường dùng TT 133 để đơn giản, doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ dùng TT 200.

– Có bắt buộc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ?

+ Khuyến nghị mạnh vì giúp quản trị dòng tiền; một số doanh nghiệp nhỏ vẫn nên lập để nhìn rõ năng lực tạo tiền.

– Thuyết minh BCTC có cần thiết?

+ Rất cần; đây là phần giải thích chính sách, rủi ro, cam kết – giúp cơ quan thuế và đối tác hiểu số liệu.

– Cần một bộ mẫu Báo cáo tài chính chuẩn kèm checklist soát lỗi 30 mục?

Đăng ký ngay gói hỗ trợ lập và soát xét BCTC tại PPI Việt Nam.

+ Chúng tôi giúp chuẩn hóa dữ liệu, đối chiếu thuế, sổ, và bàn giao báo cáo đúng chuẩn.
+ Nhận tư vấn miễn phí 30 phút: Kiểm tra nhanh hiện trạng sổ sách và đề xuất lộ trình tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Liên hệ PPI Việt Nam ngay hôm nay.

PPI VIỆT NAM – CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN VÀ ĐÀO TẠO KẾ TOÁN
TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI:
Cơ sở 1 tại Cầu Giấy: Tầng 12 Tòa nhà Eurowindow Multi Complex số 27 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở 3 tại Hà Đông: Tầng Dịch Vụ Tòa A Chung cư sông Nhuệ, P.Kiến Hưng, Hà Đông – Hà Nội
CN NAM ĐỊNH: 106 Nguyễn Khánh Toàn, khu đô thị Bãi Viên, TP.Nam Định
CN HẢI DƯƠNG: 45C Phố An Ninh, P. Quang Trung, TP.Hải Dương
Hotline: 0944 32 5559
Website: https://ketoanppivietnam.vn/