Cách xử lí hàng tồn kho bị âm trên sổ sách và hàng tồn kho bị âm trong kho

Trường hợp hàng tồn kho bị âm trên sổ sách và hàng tồn kho bị âm trên kho không phải là trường hợp hiếm gặp với các kế toán viên. Vậy khi gặp trường hợp này thì kế toán phải xử lí như thế nào. Các bạn hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé.

Cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách:

• Hàng tồn kho bị âm trên sổ sách tức là trong kho thực không còn hàng, nhưng các bạn vẫn xuất hóa đơn đầu ra. Vì vậy cần phải bổ sung hàng đầu vào

Trường hợp: Nếu có hóa đơn đầu vào

• Kiểm tra số 331 xem trường hợp nào người bán chưa xuất hóa đơn không thì đề nghị bổ sung
• Nếu có hóa đơn đầu vào nhưng hàng trong kho bị âm, các bạn làm biển bản kiểm kê kho, sau đó hạch toán vào 138.

Trường hợp: Nếu không có hóa đơn đầu vào

Cách 1: Mua hóa đơn:

• Kế toán có thể mua hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ của cá nhân, hộ kinh doanh (Ngày trên hóa đơn mua vào trước ngày hóa đơn bán ra)
• Khi có hóa đơn các bạn nhập kho, tính giá thành bình thường

Cách 2: Làm thủ tục hàng về trước hóa đơn về sau:

 Kế toán phải chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau, các bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
+ Hợp đồng/thỏa thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán
+ Trong hợp đồng phải ghi rõ: Thời điểm giao hàng, thời điểm nhận hóa đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất hóa đơn GTGT
Lưu ý: Cách này thì bên bán sẽ bị xử phạt từ 4 – 8tr vì tội lập hóa đơn không đúng thời điểm (Theo thông tư số 10/2014/TT-BC

Cách 3: Chuyển sang trường hợp hóa đơn sai số lượng
Chuyển thành hóa đơn viết sai số lượng, lúc này các bạn cần lập biên bản điều chỉnh giảm và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng mặt hàng đó xuống.

Cách 4: Đợi khi quyết toán thì bị xử phạt
Nếu trong kho không có hàng (không có đầu vào) nhưng lại xuất hóa đơn (xuất khống), đó chính là việc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn. (Theo điều 23 thông tư 39/2014/TT-BTC)

Mức phạt từ 20 – 50tr
Theo thông tư 10/2014/TT-BTC: “Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 điều 10 thông tư này) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 điều này).”

Cách xử lý hàng tồn kho bị âm trong kho

Khi mua hàng thì lấy hóa đơn đầu vào nhưng khi bán hàng không xuất hóa đơn, đến cuối năm kiểm kê kho thì trong kho không còn hàng nhưng trên sổ sách lại còn hàng. Do vậy kế toán cần kiểm tra thật kỹ còn thừa bao nhiêu hàng trên sổ sách.

Các bạn xuất hóa đơn bán ra (Có thể xuất bán cho các công ty đang cần hóa đơn đầu vào hoặc xuất bán cho khách hàng không lấy hóa đơn, trên hóa đơn viết rõ: Khách hàng không lấy hóa đơn)

Trên đây, là cách xử lí hàng tồn kho bị âm tên sổ sách và hàng tồn kho bị âm trong kho. Để biết thêm thông tin chi tiết về các khóa học kế toán và dịch vụ kế toán vui lòng liên hệ